Excel ist einfach – jede*r hat es und kann es zumindest grundlegend bedienen. Deshalb wird es auch für die verschiedensten Sachen eingesetzt (z. B. Angebote & Rechnungen schreiben, Budgetplanung, Personal- & Schichtplanung oder Ressourcenverwaltung). Doch kaum jemand denkt darüber nach, ob Excel für den jeweiligen Zweck die richtige Software ist.
Das ist fatal! Denn nur weil Excel leicht & verfügbar ist, ist es nicht das richtige Werkzeug für dein Problem. Keiner würde Schrauben mit einem Hammer reindrehen – und trotzdem wird Excel für die wildesten Sachen benutzt. Wenn du Excel falsch einsetzt, verschenkst du bares Geld und machst dir unnötige Arbeit.
Stärken & Schwächen von Excel
Excel kann leicht alle möglichen Daten aufnehmen. Aus den meisten Systemen kann man Daten exportieren und in Excel benutzen. Eigene Daten kann man einfach manuell eingeben. Mit verschiedenen Blättern/Reitern lässt sich das auch recht gut organisieren.
Sind die Daten erstmal in Excel, kann man sie umformen, kombinieren und mit ihnen rechnen. Das macht Excel als sogenannte Tabellenkalkulation aus – hier liegt seine Stärke.
Excel hat aber zwei große Schwächen:
1. Daten an andere Systeme weitergeben
2. Mit großen Datenmengen arbeiten
Ich sage dir gleich wichtige Details dazu und warum du dir damit ein Ei legst. Doch lass mich erst kurz erklären, warum eine Datenbankanwendung eindeutig die bessere Wahl ist.
Was ist eine Datenbankanwendung?
Eine Datenbankanwendung verwaltet Daten – d.h. man kann verschiedene Daten eingeben, dauerhaft speichern und in unterschiedlichen Formaten ausgeben lassen. Das klingt auf den ersten Blick nach Excel – „unter der Haube“ passieren aber grundsätzlich andere Sachen. In Excel ist die Datenverwaltung nur Mittel zum Zweck, um überhaupt Kalkulieren zu können. Eine Datenbankanwendung hingegen konzentriert sich völlig auf die Datenverwaltung.
So liegt bei Excel alles in einer einzigen Datei auf dem Computer. Eine Datenbankanwendung arbeitet in einer Datenbank (z. B. MySQL, PostgreSQL oder Oracle) und verteilt sich auf mehrere Dateien auf dem Computer. Sie liegt auf einem Server und ist über verschiedene Wege erreichbar, während Excel nur über das Excel-Programm selbst erreichbar ist.
5 Gründe für eine Datenbankanwendung
Schauen wir uns das konkret an:
Grund 1: Importieren & Exportieren
Eine Datenbank ist darauf ausgelegt, mit möglichst vielen anderen Programmen zusammen zu arbeiten. Es gibt Standards – sowohl für die Datenbank selbst (z. B. SQL) als auch für den Austausch zwischen Datenbanken (z. B. ODBC). Durch diese Standards kannst du relativ einfach Daten aus einer Datenbank in anderen Programmen benutzen.
Durch einen automatischen Import & Export sparst du viel manuelle Arbeit (und damit Geld). Das beste Beispiel ist deine Warenwirtschaft und Buchhaltung. Hast du keine Schnittstelle zwischen beiden, musst du Kunden- und Rechnungsdaten manuell in der Buchhaltung eingeben. Das treibt die Kosten pro Auftrag unnötig in die Höhe.
Grund 2: Mit anderen Zusammenarbeiten
An einer Excel-Datei kann immer nur einer alleine arbeiten. Im Gegensatz dazu ist eine Datenbankanwendung genau dafür gemacht, dass möglichst viele Nutzer gleichzeitig mit ihr arbeiten können. Sie bringt extra Mechanismen mit, die das ermöglichen (z. B. Locking).
Stell dir vor, du verwaltest deine Kundenliste in Excel. Sobald du zu zweit an die Liste musst (z. B. weil du einen Assistenten einstellst, um die ganzen Telefonate zu führen), hast du ein Problem: Ihr könnt nicht beide gleichzeitig Kunden bearbeiten. Dabei haben die einzelnen Kunden eigentlich nichts miteinander zu tun, es gibt logisch keinen Grund dafür, dass nur einer gleichzeitig daran arbeiten kann. Doch in Excel musst du warten und verschenkst Zeit.
Grund 3: Höhere Datenmengen
Excel sieht durch die vielen Zeilen und Spalten so aus, als ob es mit vielen Daten umgehen kann. Doch je mehr Formeln benutzt werden, desto langsamer wird Excel. Und da Excel auf deinem persönlichen Laptop oder PC rechnet, stößt du hier ziemlich schnell an Grenzen.
Eine Datenbankanwendung hat den Vorteil, dass sie auf einem Server läuft: Der Server hat mehr Rechenkapazitäten als dein persönliches Gerät. Zusätzlich bringt die Datenbankanwendung viele Techniken mit, die sie schneller als Excel machen (z. B. Indizes). Dadurch kannst du auch größere Datenmengen (z. B. Geschäftszahlen über viele Jahre) schnell berechnen.
Grund 4: Bessere Datensicherung und –wiederherstellung
Datenbanken speichern Daten unabhängig von Layout und Aussehen. So können die Daten leichter verwaltet werden. In Excel kannst du nur die ganze Datei sichern und nur im Ganzen wiederherstellen.
Manchmal passiert es aber, dass nur einzelne Teile der Daten wiederhergestellt werden müssen (wenn du z. B. aus Versehen einzelne Spalten gelöscht hast). Eine Datenbank kann dann genau die benötigten Teile wiederherstellen. In Excel müsstest du Ewigkeiten damit verbringen, die Originaldatei und die Sicherungsdatei manuell zusammenzubringen.
Grund 5: Erweiterbarkeit
Letzten Endes musst du dich fragen, wie die Zukunft deiner Excel-Datei aussieht. Bei vielen Dateien ist absehbar, dass sie nur wachsen und wachsen. Es kommen Daten hinzu, aber es werden keine Daten gelöscht. Irgendwann stößt deine Datei an Excels Grenzen.
Im Gegensatz dazu sind Datenbanken darauf ausgelegt, immer mehr Daten aufzunehmen. Oft reicht es schon aus, der Datenbank einfach etwas mehr Platz auf der Festplatte zu geben – das geht mit Excel nicht, da Excel immer auf Basis einzelner Dateien arbeitet.
Zusätzlich steigen die Anforderungen an unser Business. Geschäftspartner erwarten, dass wir auf dem neuesten Stand sind. Genau wie eine Firmen-Homepage üblich ist, wird irgendwann eine elektronische, maschinenlesbare Rechnung normal sein. Was noch alles kommt ist noch gar nicht absehbar. Eine Datenbankanwendung kann flexibler an neue Programme angeschlossen werden und deshalb Schritt halten.
Nicht jedes Problem ist ein Nagel
Viel zu oft wird mal eben Excel benutzt, weil es gerade verfügbar ist und man es ja kann. Dabei ist es in vielen Fällen das falsche Werkzeug. Schlimm, dass dadurch ganz unbemerkt so viel Potential verschenkt und unnötiger Arbeitsaufwand in Kauf genommen wird!
Als ITlerin, die sich um genau solche Probleme kümmert, finde ich das noch mal doppelt schade.
