Eine Datenbankanwendung ist, kurz gesagt, ein Computerprogramm, das viele Informationen und Daten:
- geordnet und langfristig speichert,
- aus verschiedenen Quellen empfängt und
- auf verschiedene Arten lesbar und abrufbar macht.
Was heißt das auf Deutsch?
Ein einfaches Computerprogramm kann erstmal keine Daten speichern. Es kann höchstens Textdateien auf der Festplatte anlegen, wenn es sich etwas “merken” will. Das funktioniert aber nur im kleinen Rahmen.
Diese Textdateien auf der Festplatte kommen schnell an ihre Grenzen:
- wenn mehrere Benutzer*innen mit denselben Daten gleichzeitig arbeiten wollen,
- wenn die Daten immer, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, zur Verfügung stehen sollen,
- bei großen Datenmengen (z. B. MS Word ist auf 32 MB Text beschränkt),
- wenn die Daten sehr schnell (innerhalb von Millisekunden) zur Verfügung stehen sollen.
Texte, Bilder und andere Dateien können zwar einfach auf einer Festplatte gespeichert werden. Aber Daten im Sinne von:
- welche Produkte habe ich im Verkauf,
- wie häufig und an wen verkaufe ich diese Produkte,
- wie entwickeln sich meine Lagerbestände,
- welche Mitarbeiter*innen arbeiten bei mir,
- was machen meine Website-Besucher*innen (wichtig fürs Data-driven Marketing)
- und ähnliche betriebliche Daten,
sind in Datenbankanwendungen wesentlich besser aufgehoben. Eine Datenbankanwendung ist also ein Computerprogramm, das mit solchen Daten besonders gut umgehen kann und die Daten besonders geschickt auf der Festplatte ablegt.
Aber reicht da nicht einfach eine Excel-Datei?
Nein, weil eine Excel-Datei nur vom Benutzer selbst lesbar ist. Weder können mehrere Benutzer*innen gleichzeitig daran arbeiten, noch können andere Programme einfach darauf zugreifen.
Warum sind Datenbankanwendungen für dein Business so wichtig?
Unternehmen leben heutzutage von der richtigen Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Jede*r Mitarbeiter*in, jeder Kunde und jeder Lieferant möchte möglichst jederzeit alles wissen (können). Nicht zuletzt wollen wir als Unternehmer*innen möglichst viel über unser Business wissen.
Ein Haufen Excel-Dateien reicht nicht, um all diese Bedürfnisse zu stillen. Bei wachsenden Unternehmen wird der Informationsbedarf noch größer. Dieser wachsende Informationsbedarf lässt sich nur mit den richtigen Tools entgegnen. Das sind in der Regel Datenbankanwendungen.
Datenbankanwendungen sind auch nicht teuer. Gerade für kleine Unternehmen reichen Datenbankanwendungen “von der Stange”. Das sind fertige Programme wie z. B. Lexware, Collmex oder auch WordPress. Da sie von vielen Unternehmen benutzt werden, verteilen sich die Herstellungskosten der Software auf viele Schultern.
