­­Was ist eine API und was heißt das für uns Selbstständige?


Viele Selbstständige fragen sich: Was ist eine API? Und was heißt das für Software, die ich für mein Unternehmen brauche?

Keine Lust auf Technik? Versteh ich! – Aber wenn du mit deinem Business wachsen willst, geht es langfristig nicht ohne. In meinem IT-Lexikon erkläre ich dir das Wichtigste zu IT-Fachbegriffen, die du kennen solltest.

Kurz gesagt:

  • API steht für „A_pplication Programming Interface_“, also Programmierschnittstelle.
  • Durch Programmierschnittstellen „reden“ Programme miteinander.
  • Ohne API verschenkst du Potential.

Was ist eine API? Was heißt das auf Deutsch?

Wir Computeranwender kennen nur die grafische Oberfläche eines PCs. Wir sehen also nicht den Programmiercode, sondern hübsche Icons, auf die wir klicken, und dann öffnet sich das Programm. Diese „Grafische Benutzerschnittstelle“ heißt Graphical User Interface (GUI).

Aber nicht nur wir AnwenderInnen benutzen Programme, auch Programme benutzen sich gegenseitig. Zum Beispiel, wenn neue Rechnungen aus der Warenwirtschaft automatisch in der Buchhaltungssoftware gebucht werden. Das passiert über eine Programmierschnittstelle – API!

Bitte nicht verwechseln:

Die meisten Programme haben eine Import-/Export-Funktion. Das heißt, dass der Anwender sich die Daten in eine eigene Datei herunterladen und später wieder hochladen kann. Das hat aber mit einer API nichts zu tun. Bei einer API ruft ein Programm ein anderes Programm selbstständig auf und führt bestimmte Aktionen aus, ohne dass ein Mensch noch etwas tun muss.

Warum sind APIs für dein Business so wichtig?

Da gibt’s jetzt drei Schienen, die für dein wachsendes Unternehmen relevant sind:

  1. Deine Computerprogramme sollen dir möglichst viel Arbeit abnehmen, auf keinen Fall noch unnötige Arbeit machen.
  2. Alles, was du elektronisch machst, soll dir auf Knopfdruck sinnvolle Auswertungen ermöglichen, um dir die richtigen Entscheidungsgrundlagen zu liefern.
  3. Du kannst Software dafür einsetzen, dass sie für dich mehr Business kreiert, besonders wenn du online tätig bist (oder es werden willst).

Die wichtigsten Stichwörter sind:

Automatisierung

Viele Arbeitsschritte bestehen daraus, Informationen aus dem einen System in ein anderes System zu übertragen. Das ist oft so selbstverständlich, dass kaum noch einer drüber nachdenkt. Bestes Beispiel: Rechnungen. Die werden mit Software erstellt, per Post oder E-Mail verschickt, in einer anderen Software erfasst und abgelegt.

[Apropos: Das ist sowieso einer der größten Zeitfresser bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater]

Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Software ist im Einsatz. Häufig braucht es für einen Arbeitsschritt dann Informationen aus mehreren Systemen. Durch APIs können diese Infos an einer Stelle zusammengeführt werden, sodass mehrmals nachgucken überflüssig wird.

Hinzu kommt, dass häufig in mehreren Systemen dieselben Daten benötigt werden. Sowohl Warenwirtschaft als auch Buchhaltung brauchen beispielsweise Kundendaten. Werden beide Systeme manuell gepflegt, passieren früher oder später Fehler. Eine API stellt sicher, dass die Systeme immer dieselben Daten haben.

Mehr zu Automatisierung habe ich hier geschrieben: Automatisierung – was heißt das für uns Selbstständige?

Analysen und Auswertungen

Viele wichtige Daten stecken in mehreren Systemen. Die Warenwirtschaft weiß, welche Artikel welcher Kunde gekauft hat, aber nur die Buchhaltung weiß, wann diese Artikel auch bezahlt wurden. Zahlreiche Kundeninformationen finden sich im CRM-System, das wiederum die eigentlichen Käufe gar nicht kennt. Dienstleister, wie Wirtschaftsauskunfteien, hätten noch Bonitätsdaten oder kennen die neuesten Insolvenzen.

All diese Datensilos stehen erstmal für sich. Über eine API können diese Silos geöffnet und die Daten zu einem Gesamtbild zusammengefügt werden. Dadurch sind neue, ganzheitlichere Analysen im Business möglich.

[Warum Controlling & Analysen wichtig für Selbstständige sind]

Zum besseren Verständnis: Das Zusammenfassen & Analysieren der Daten geht nicht allein mit Schnittstellen. Die Schnittstellen sind erstmal nur dafür da, die Daten aus verschiedenen Programmen abzurufen. Aber ohne Schnittstelle können die Daten gar nicht erst eingesammelt werden.

Gesammelt werden die Daten an einer Stelle. Zu Anfang wird oft die Warenwirtschaft genommen, weil sie eh schon viele Daten speichert. Auf Dauer ist aber ein eigenes Programm notwendig, das nur für solche Analysen zuständig ist. Viele nehmen dafür Excel, was meistens keine gute Idee ist. Besser sind spezielle Analyse-Programme („Business Intelligence Software“).

Neue Produkte & Dienstleistungen

Langfristig ermöglichen APIs ganz neue Produkte & Dienstleistungen. Die Daten, die vorher in Datensilos der einzelnen Unternehmen steckten, sind auch für Kunden und Lieferanten interessant.

So gibt es beispielsweise immer mehr Händler, die Artikel- und Bestandsdaten aus ihrer Warenwirtschaft zusätzlich über einen Online-Shop zur Verfügung stellen und ganz neue Kundengruppen erreichen. Manche stellen ihre Daten auch gleich auf Amazon oder eBay bereit, um noch mehr Kunden anzusprechen.

Sendungsverfolgung ist auch für viele normal geworden. Doch ohne die vielen Schnittstellen zwischen den einzelnen Stationen (Eingang im Lager, Beginn der Auslieferung, Handscanner, etc.) und dem Server wäre das gar nicht möglich.

In vielen Branchen gibt es schon größere Plattformen, über die Daten ausgetauscht werden. Apotheken, pharmazeutische Hersteller und Großhändler tauschen zentral Artikeldaten aus. Speditionen & Frachtführer informieren sich automatisch über freie Fahrzeuge. Die Buchhaltungssoftware tauscht Lastschrifteinzüge und Kontodaten automatisch mit der Bank aus.

Aber hat nicht jedes Programm solche Schnittstellen?

Das denken viele, weil jeder Programme aus dem eigenen Alltag kennt, die miteinander Daten austauschen und gemeinsame Schnittstellen haben.

Die Realität ist leider, dass Schnittstellen bis vor ein paar Jahren einfach nicht üblich waren. Selbst heute gibt es noch viele Programme, die gar keine Schnittstellen zu anderen Programmen haben.

Hinzu kommt: Damit eine Schnittstelle jederzeit verfügbar ist, muss auch das jeweilige Programm jederzeit laufen. Damit das Programm jederzeit läuft, muss auch der zugehörige Computer ständig laufen. Das heißt also, dass Programme mit echten Schnittstellen auf einem Server oder in der Cloud laufen müssen. Nicht auf deinem eigenen PC oder Laptop. Gerade im Bereich Buchhaltung & Warenwirtschaft gibt es aber viele Programme, die nur auf deinem PC laufen und dadurch deine Daten in Gefangenschaft nehmen.

Sven Meyer

Geschrieben von: Sven Meyer

Ich bin Sven Meyer und unterstütze Selbstständige, ihr Business auf gesunde Beine zu stellen. Die Kernzutaten: organisiert arbeiten, die richtige Technik und clevere Abläufe. So steht dem Wachstum nichts im Weg!



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