Viele fragen sich: Was ist eine API? Und was heißt das für Software, die ich für mein Unternehmen brauche?
Kurz gesagt:
- API steht für „Application Programming Interface“, also Programmierschnittstelle.
- Durch Programmierschnittstellen „reden“ Programme miteinander.
- Ohne API verschenkst du Potential.
Was ist eine API? Was heißt das auf Deutsch?
Wir Computeranwender*innen kennen nur die grafische Oberfläche eines PCs. Wir sehen also nicht den Programmiercode, sondern hübsche Icons, auf die wir klicken, und dann öffnet sich das Programm. Diese „Grafische Benutzerschnittstelle“ heißt Graphical User Interface (GUI).
Aber nicht nur wir AnwenderInnen benutzen Programme, auch Programme benutzen sich gegenseitig. Zum Beispiel, wenn neue Rechnungen aus der Warenwirtschaft automatisch in der Buchhaltungssoftware gebucht werden. Das passiert über eine Programmierschnittstelle – API!
Bitte nicht verwechseln:
Die meisten Programme haben eine Import-/Export-Funktion. Das heißt, dass der Anwender sich die Daten in eine eigene Datei herunterladen und später wieder hochladen kann. Das hat aber mit einer API nichts zu tun. Bei einer API ruft ein Programm ein anderes Programm selbstständig auf und führt bestimmte Aktionen aus, ohne dass ein Mensch noch etwas tun muss.
Warum sind APIs für deinen Shop so wichtig?
Da gibt’s jetzt drei Schienen, die für deinen wachsenden Online Shop relevant sind:
1. Deine Computerprogramme sollen dir möglichst viel Arbeit abnehmen, auf keinen Fall noch unnötige Arbeit machen.
2. Alles, was du elektronisch machst, soll dir auf Knopfdruck sinnvolle Auswertungen ermöglichen, um dir die richtigen Entscheidungsgrundlagen zu liefern.
3. Du kannst Software dafür einsetzen, dass sie für dich mehr Business kreiert, besonders wenn du online tätig bist (oder es werden willst).
Die wichtigsten Stichwörter sind:
Automatisierung
Viele Arbeitsschritte bestehen daraus, Informationen aus dem einen System in ein anderes System zu übertragen. Das ist oft so selbstverständlich, dass kaum noch einer drüber nachdenkt. Bestes Beispiel: Rechnungen. Die werden mit Software erstellt, per Post oder E-Mail verschickt, in einer anderen Software erfasst und abgelegt.
Je größer ein Online Shop wird, desto mehr Software ist im Einsatz. Häufig braucht es für einen Arbeitsschritt dann Informationen aus mehreren Systemen. Durch APIs können diese Infos an einer Stelle zusammengeführt werden, sodass mehrmals nachgucken überflüssig wird.
Hinzu kommt, dass häufig in mehreren Systemen dieselben Daten benötigt werden. Sowohl Warenwirtschaft als auch Buchhaltung brauchen beispielsweise Kundendaten. Werden beide Systeme manuell gepflegt, passieren früher oder später Fehler. Eine API stellt sicher, dass die Systeme immer dieselben Daten haben.
Analysen und Auswertungen
Viele wichtige Daten stecken in mehreren Systemen. Die Warenwirtschaft weiß, welche Artikel welcher Kunde gekauft hat, aber nur die Buchhaltung weiß, wann diese Artikel auch bezahlt wurden. Zahlreiche Kundeninformationen finden sich im CRM-System, das wiederum die eigentlichen Käufe gar nicht kennt. Dienstleister, wie Wirtschaftsauskunfteien, hätten noch Bonitätsdaten oder kennen die neuesten Insolvenzen.
All diese Datensilos stehen erstmal für sich. Über eine API können diese Silos geöffnet und die Daten zu einem Gesamtbild zusammengefügt werden. Dadurch sind neue, ganzheitlichere Analysen im Business möglich.
Zum besseren Verständnis: Das Zusammenfassen & Analysieren der Daten geht nicht allein mit Schnittstellen. Die Schnittstellen sind erstmal nur dafür da, die Daten aus verschiedenen Programmen abzurufen. Aber ohne Schnittstelle können die Daten gar nicht erst eingesammelt werden.
Gesammelt werden die Daten an einer Stelle. Zu Anfang wird oft die Warenwirtschaft genommen, weil sie eh schon viele Daten speichert. Auf Dauer ist aber ein eigenes Programm notwendig, das nur für solche Analysen zuständig ist. Viele nehmen dafür Excel, was meistens keine gute Idee ist. Besser sind spezielle Analyse-Programme („Business Intelligence Software“).
Neue Produkte & Dienstleistungen
Langfristig ermöglichen APIs ganz neue Produkte & Dienstleistungen. Die Daten, die vorher in Datensilos der einzelnen Unternehmen steckten, sind auch für Kunden und Lieferanten interessant.
So wird mittlerweile von professionellen Händlern häufig auch erwartet, dass sie ihr Sortiment auch über einen Online Shop anbieten. Dafür müssen die Artikel- und Bestandsdaten aus dem ERP-System auch dem Online Shop zur Verfügung stehen. Manche stellen ihre Daten auch gleich auf Amazon oder eBay bereit, um noch mehr Kunden anzusprechen.
Sendungsverfolgung ist auch für viele normal geworden. Doch ohne die vielen Schnittstellen zwischen den einzelnen Stationen (Eingang im Lager, Beginn der Auslieferung, Handscanner, etc.) und dem Server wäre das gar nicht möglich.
In vielen Branchen gibt es schon größere Plattformen, über die Daten ausgetauscht werden. Apotheken, pharmazeutische Hersteller und Großhändler tauschen zentral Artikeldaten aus. Speditionen & Frachtführer informieren sich automatisch über freie Fahrzeuge. Die Buchhaltungssoftware tauscht Lastschrifteinzüge und Kontodaten automatisch mit der Bank aus.
Aber hat nicht jedes Programm solche Schnittstellen?
Das denken viele, weil jeder Programme aus dem eigenen Alltag kennt, die miteinander Daten austauschen und gemeinsame Schnittstellen haben.
Die Realität ist leider, dass Schnittstellen bis vor ein paar Jahren einfach nicht üblich waren. Selbst heute gibt es noch viele Programme, die gar keine Schnittstellen zu anderen Programmen haben.

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