Warum Controlling: Halte dein Business auf Kurs.

• 29 March 2016 /
• Geschäftssinn & Finanzen /
• By Sven Meyer

Controlling ist ja doch irgendwie Mathe und klingt außerdem ziemlich hochtrabend. Viele Selbstständige fragen sich „Warum Controlling?“ und denken sich, dass sie Controlling nicht brauchen. Dass es eine Arbeitsbeschaffungsmaßnahme sei und bestimmt zu schwierig. Ich meine: Es gibt ja immerhin Controller als eigenen Beruf!

Klar, Controlling ist komplex. Und für alle, die von Null damit anfangen – oder eine Zahlenallergie haben ;) – ist die Vorstellung eher ein Graus. Doch wenn du nicht einfach passiv dein Business verwalten willst, sondern wirklich UnternehmerIn sein möchtest, dann musst du deine Zahlen richtig interpretieren können. Die gute Nachricht ist, dass du schon jede Menge Datenmaterial hast. Das ist ein unschätzbarer Wert, damit deine Firma stabil dasteht und gesund wächst.

Schauen wir uns an, warum Controlling wichtig ist.

Warum Controlling: Mit Zahlen die Firma strategisch voranbringen

Beim Thema „Zahlen & Controlling“ gibt es zwei große Fehler, die ich leider immer wieder sehe:

• Fehler Nr. 1: Unterlassen

  Zu viele Selbstständige machen gar nichts mit ihren Zahlen. Sie arbeiten zwar täglich für ihre Kunden und machen irgendwie ihre Buchhaltung fertig, aber überlegen hinterher nicht, was die Zahlen nun für sie und ihr Business eigentlich heißen. So wird das nichts mit Wachstum!

• Fehler Nr. 2: Zahlen nur nach Bauchgefühl einschätzen Ja, Intuition ist wichtig, um in komplexen Situationen vorwärts zu kommen. Doch unser Hirn wird vor allem durch emotionale Erlebnisse geprägt. Der Kunde, der uns mehrmals die Woche mit komischen Anfragen nervt, bleibt uns besser in Erinnerung, als der nette Kunde, der einmal im Monat unkompliziert einen großen Auftrag durchführt.

  Genauso gefährlich: Hohe Rechnungen schreiben. Die hohen Summen und der zu erwartende Geldeingang heben die Stimmung und bleiben in Erinnerung. Aber was musstest du eigentlich dafür tun? Wie viele Stunden stecken drin, wie viel Material, wie viel (unbezahlte) Zusatzrecherche oder Zusatzsupport? Egal wie hoch der Rechnungsbetrag ist: Es kann für dich ein völlig unrentabler Auftrag gewesen sein.

Wir müssen uns unsere Zahlen genau vorknöpfen, um richtig einzuschätzen, was tatsächlich in unserem Business vor sich geht. Viele Unternehmen stagnieren, weil sie einfach nur nach Bauchgefühl gehen.

Warum Controlling unternehmerische Stellschrauben aufdeckt

Eben habe ich bereits erwähnt, dass du auf wertvollen Zahlen „sitzt“ – unabhängig davon, ob du alleine im Home-Office sitzt oder deine Firma bereits auf Wachstumskurs ist: Es sammeln sich Daten. Alleine die Buchhaltung ist eine wahre Fundgrube an Erkenntnissen für deinen Geschäftsverlauf. Gegebenenfalls empfiehlt es sich, noch mehr nach Kostenstellen und –trägern zu differenzieren, damit du auf einen Knopfdruck relevante Eckzahlen abrufen kannst.

Wenn du einen richtig großen Sprung nach vorne machst, hat das eine regelrechte Datenflut zur Folge: Immer mehr Anfragen kommen rein. Die Homepage zieht mehr Besucher an und ermöglicht noch mal ganz andere Analysemöglichkeiten. Unterschiedlichste Kunden kommen hinzu. Manchmal explodiert die Produkt- oder Leistungspalette, weil jeder Kunde kleine Änderungen möchte. Vielleicht sind interne oder externe MitarbeiterInnen im Spiel, die koordiniert und effizient eingesetzt werden müssen.

Je mehr Software du einsetzt, desto mehr wertvolle Daten sammeln sich bei dir.

Oft dümpeln diese wertvollen Zahlen vor sich hin oder werden nur vereinzelt wahrgenommen. Dabei können sie dir wertvolle Hinweise liefern:

Wo kommt eigentlich mein Umsatz her?

Für den üblichen Jahresabschluss fürs Finanzamt wird der Umsatz oft nur nach Steuersätzen getrennt. Doch welche Produkte und Leistungen tragen eigentlich wie stark zum Umsatz bei? Wie entwickelt sich das im Zeitverlauf? Und wie sieht das im Verhältnis zu den verkauften Stückzahlen, deinem Absatz, aus?

Wie setzt sich mein Kundenstamm zusammen?

Aus welchen Branchen kommen meine Kunden? Welche Kundengruppen fragen welche Produkte und Leistungen ab? Welche Kunden sind fürs Business interessant? Häufig stellt sich heraus, dass unterschiedliche Kundengruppen auch ganz unterschiedliche Produkte abfragen – das hat viele weitere Konsequenzen für den Vertrieb, oft sogar für das ganze Business.

Wofür bezahle ich eigentlich meine MitarbeiterInnen?

Es klingt erstmal trivial, aber viele Selbstständige setzen ihre MitarbeiterInnen ineffizient ein. Je nach Art deines Unternehmens musst du klären, wofür deine MitarbeiterInnen ihre Zeit verbrauchen und was sie in dieser Zeit erledigen. Außerdem kannst du Arbeit sinnvoller verteilen und ermitteln, wer die tatsächlichen Leistungsträger sind.

Wo gebe ich mein Geld aus?

Im Einkauf hat man häufig mehr Kontrolle als im Vertrieb. Deshalb lohnt es sich, zu prüfen, welche Lieferanten wofür Geld bekommen und Preisvergleiche durchzuführen. Außerdem ist es wichtig, zu schauen, wie sich die Kosten im Laufe der Zeit entwickeln und rechtzeitig gegenzusteuern.

Bin ich liquide?

Erschreckend oft fehlt der Überblick übers Bankkonto. Es rutscht regelmäßig ins Minus oder es ist unklar, wie viel Geld nach Steuervorauszahlungen, zu zahlenden Rechnungen und kommenden Zahlungseingängen tatsächlich für eigene Projekte – und die eigene Tasche – übrig bleibt.

Die Zahlen sind dein Kompass

Am Ende kommt auf uns als Selbstständige die Frage zu, wohin unser Business insgesamt hin soll. Strategische Entscheidungen zeigen sich früher oder später immer in den Zahlen. Deshalb ist es so wichtig, dass wir mit einer gesunden Portion Controlling & Zahlenkenntnissen das eigene Business laufend auf Kurs halten.

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