Du und dein Steuerberater: Ihr werft Geld zum Fenster raus!
Immer wieder sehe ich, wie viel Geld bei der Zusammenarbeit mit SteuerberaterInnen verschenkt wird. Dabei könnte das alles viel einfacher sein. Man muss nur einmal die typischen Baustellen abklopfen.
Du wirst staunen, wo du überall Geld verbrennen kannst – und wie leicht sich das beheben lässt:
1. Du machst deinem Steuerberater unnötige Arbeit
Je nachdem, wie dein Steuerberater bucht, braucht er die Belege unterschiedlich sortiert. Klar, manche Steuerberater machen es sich unnötig kompliziert. Aber häufig ist man selbst schuld: Sprich mit deinem Steuerberater, in welcher Form er die Unterlagen braucht. Gib ihm keinen Schuhkarton (ja, manche machen das wirklich) und mache ihm keine unnötige Arbeit. Oft sind es minimale Handgriffe, die dafür sorgen, dass der andere reibungsloser damit arbeiten kann.
Der Steuerberater hat zudem ein Problem, das er nicht lösen kann: Er steckt nicht in deinem Betrieb. Er weiß nicht, was von Tag zu Tag passiert und wie manche Vorfälle zustande gekommen sind. Versuche, ihm von vornherein die richtigen Infos mitzugeben und antworte schnell auf seine Rückfragen.
Wenn man fit in der Buchhaltung ist, kann man auch selbst buchen. Da man den Betrieb besser kennt, spart auch das Geld. Aber nur, wenn man wirklich genug Wissen mitbringt: Sonst kostet es mehr, wenn der Steuerberater deine Fehler glattbügeln muss.
2. Ihr macht manuelle Arbeit doppelt
Jeder, der Rechnungen schreibt, muss mahnen. Dafür muss man aber auch zusammenrechnen, welcher Kunde noch welche offenen Rechnungen hat. Wenn man bilanziert, muss der Steuerberater allerdings sowieso die Forderungen ermitteln – hier entsteht schnell doppelte Arbeit.
Es gibt zwei Stellen, an denen du ansetzen kannst: Jede ordentliche Warenwirtschaft hat eine Export-Funktion. Richte die Export-Funktion einmal so ein, dass der Steuerberater damit weiterarbeiten kann. Dann muss er nicht jede Rechnung manuell eintippen, sondern kann viele Belege automatisch verbuchen.
Die zweite Stelle ist dein Bankkonto. Auch hier muss der Steuerberater häufig Kontoauszüge vom Papier abtippen. Dabei hat jede Bank Exportstandards (z. B. DTA oder HBCI). Diese Export-Funktion lässt sich einmalig mit dem Steuerberater einrichten. Anschließend kann er sie mit seiner Steuersoftware verarbeiten und die Zahlungen größtenteils automatisch verbuchen.
3. Ihr beide lebt in verschiedenen (Software-)Welten
Import- und Export-Möglichkeiten wie im vorherigen Punkt sind zwar schon ein Fortschritt, doch es geht noch weiter: In manchen Programmen ist es sogar möglich, gemeinsam mit seinem Steuerberater zu arbeiten. Dann ist gar kein Import/Export nötig und Ihr seht jederzeit, was der andere gerade macht.
Klar: Nicht in jedem Fall lässt sich das einrichten, zum Beispiel, wenn Spezialsoftware benötigt wird, die für den Steuerberater nicht ausreicht.
4. Ihr teilt nicht
Es ist erstaunlich: Der Steuerberater erfasst jede Menge Daten, immerhin bekommt er jeden einzelnen Geschäftsvorfall durch die Finger. Trotzdem werden diese Daten meist nicht genutzt.
Wird beispielsweise bilanziert, kennt der Steuerberater schon die offenen Posten deiner Kunden und Lieferanten. Er hat also alles, um Mahnungen zu erstellen. Er kann auch Zahlungslisten für Lieferanten aufbereiten. Das sind Arbeiten, die du sonst noch mal selbst machen musst.
Andersherum kannst du dem Steuerberater viel Buchungsarbeit sparen, indem du Offene-Posten-Listen so erstellst, dass dein Steuerberater sie für die Bilanz nutzen kann.
Wenn du keine Bilanz aufstellen musst, erstellt der Steuerberater in der Regel keine offenen Posten-Listen. Dann erstellst du diese Listen wohl oder übel selbst (nicht mahnen kommt ja nicht in Frage). Aber: Der Steuerberater muss auch für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung alle Zahlungen anfassen. Er kann die Offenen-Posten-Listen also mit weniger Mehraufwand erstellen, als du selbst.
5. Du und dein Steuerberater redet nicht
Häufig kann dein Steuerberater schon selbst sagen, wo noch Einsparpotential ist – schließlich ist er der Fachmann in dem Bereich. Doch: Nicht jeder Steuerberater ist pro-aktiv. Vielleicht kommt er vor lauter Tagesgeschäft nicht dazu oder hat das Gefühl, dass seine Mandanten eher nicht offen für Verbesserungsvorschläge sind. Frag nach!
Du brauchst kein Steuer-Experte werden, doch natürlich gehört zum Reden auch eine gemeinsame Sprache. Da du mit deinem Steuerberater über Buchhaltung und Steuern sprechen willst, solltest du hier zumindest Grundlagen (z. B. diese 4 Prinzipien) lernen – oder dir erklären lassen. Ganz davon abgesehen, dass du diese Grundlagen brauchst, um dein Geschäft richtig zu führen, baust du Missverständnissen vor.
Im Laufe der Gespräche lernt man sich gleichzeitig besser kennen. Das schafft eine Vertrauensbasis, die rund um deine Finanzen ohnehin wichtig ist, sich jedoch noch mehr bewährt, wenn es mal zu Konflikten kommt. Außerdem kann dein Steuerberater deine Geschäftsvorfälle besser einordnen und dich optimaler beraten. Das spart unterm Strich jede Menge Geld auf mehreren Ebenen.
Arbeite mit deinem Steuerberater – zusammen!
Mich macht es fassungslos, wie viele Selbstständige sich und Ihren Steuerberatern unnötige Arbeit machen und dabei viel mehr Geld verbrennen, als ihnen bewusst ist.
Dabei ist es doch einfach: Je mehr Arbeit dein Steuerberater mit dir hat, desto mehr bezahlst du für ihn. Gleichzeitig ist jede Minute, die du an deinen Steuern sitzt, eine tote Minute. Es ist nämlich keineswegs so, dass deine Arbeitszeit nichts kostet! Lege mal deinen üblichen Stundensatz zugrunde. Und selbst, wenn du momentan keinen bezahlten Auftrag zu bearbeiten hast, gibt es die sogenannten Opportunitätskosten, also Kosten, die entstehen, wenn du deine eigenen Ressourcen nicht gewinnbringend nutzt. Dieses „unsichtbare Geld“ nehmen viele Selbstständigen nicht genug wahr.
Also sehen wir zu, dass wir effizient und produktiv mit unserem Steuerberater zusammenarbeiten.
Geschrieben von:
Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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