Getting Things Done: Warum ich ein großer Fan von „GTD“ bin
Mittlerweile benutze ich seit 2010 Getting Things Done (GTD) von David Allen. Angefangen habe ich damit in meinem damaligen Beruf, weil ich vorher nie das Gefühl hatte: „Hey, du hast alles im Griff“. Durch GTD hat sich das geändert.
GTD ist eine Selbstmanagement-Methode. Das klingt zwar schlimm, aber GTD hat zum Glück wenig mit typischen Zeitmanagement-Werkzeugen zu tun. Die klassischen Methoden haben mir persönlich nie geholfen – z. B. „Blocke dir für jede Aufgabe Zeit im Kalender“ war für mich einfach nur unpraktisch.
Selbstmanagement mit anderen
In all den Jahren mit GTD fand ich eine Erfahrung besonders interessant: GTD hat nicht nur meine Arbeit verbessert, sondern mir auch ganz praktisch bei der Zusammenarbeit mit meinen Geschäftspartnern, Kunden, Kollegen und Vorgesetzten geholfen.
Das habe ich besonders bei den folgenden vier Methoden gemerkt:
1. Natürliche Projektplanung
Natürliche Projektplanung nach GTD heißt, kurz gesagt, dass man sich das gewünschte Ergebnis eines Projekts vor dem geistigen Auge vorstellt und ausmalt.
Dahinter steckt eine einfache Idee: Wenn das Gehirn klar genug weiß, wohin es gehen soll, kennt es den Weg von selbst. Stell dir vor, mit wem du wo essen gehen willst – und dein Gehirn fängt sofort an zu rattern: Wen muss ich anrufen? Hat das Restaurant heute offen?
Vielen Unternehmer*innen fällt es schwer zu beschreiben, was die gewünschte Software fürs Unternehmen können soll. Oft gibt es ein Problem, aber die Lösung ist nicht ganz klar.
Deshalb setzen wir bildlich an: In welcher Situation würde man die Software überhaupt benutzen (und wann nicht)? Wie navigiert man in der Software von einer Seite zur anderen? Welche Tabellen braucht man besonders häufig?
Je genauer sich die Benutzer*innen vorstellen können, wie das Ganze aussehen soll, desto konkreter werden die Wünsche. Und desto leichter kann die richtige Software ausgesucht bzw. entwickelt werden.
2. Wiedervorlage
Für die Wiedervorlage gibt es unterschiedliche Wege, aber im Prinzip werden 31 Mappen angelegt, für jeden Tag des Monats einen. Wenn etwas an einem bestimmten Tag erledigen werden soll, wird es in die Mappe des entsprechenden Tages gelegt. Oder die Dinge werden in einen elektronischen Kalender eingetragen.
Mein früherer Chef durfte sich von einem Lieferanten anhören, ich wäre wie seine Ehefrau: Ständig würde ich ihn an irgendwelche Sachen erinnern, die er vergessen hat.
Hintergrund war mein „Mahn-Donnerstag“. Immer, wenn ich einen Lieferanten angeschrieben hatte und eine Antwort brauchte, habe ich mir das auf Wiedervorlage für nächste Woche Donnerstag gelegt. Wenn bis dahin keine Antwort kam, habe ich den Lieferanten freundlich erinnert – und es wieder auf nächste Woche Donnerstag gelegt.
Im Laufe der Zeit hat sich bei einigen Lieferanten die Erkenntnis durchgesetzt, dass ich meine Anfragen nicht vergesse. Das war praktisch, denn ich bekam immer schneller Antworten. Und kam doch mal nichts, habe ich es nicht vergessen und konnte reagieren. Was wiederum mein Chef gut fand ;)
3. Durcharbeiten
„Durcharbeiten“ nach GTD heißt: Sachen aus dem Post- + Maileingang werden nur dann sofort erledigt, wenn es kürzer als 2 Minuten dauert. Alles andere wird erst mal als Aufgabe erfasst.
Es gibt Tage, an denen kommt man zu nix. Das Telefon klingelt ständig, der Postbote bringt 10 Briefe auf einmal, alle 5 Minuten kommen neue E-Mails und eigentlich sollte heute früher Schluss sein. Man kann aber nicht alles sofort bearbeiten: Manches dauert 5 Minuten, manches geht erst morgen und manches dauert vielleicht sogar 2 Stunden, hat aber noch zwei Wochen Zeit.
Durcharbeiten verschafft mir vor allem an solchen Tagen Überblick: E-Mails und Briefe werden nur gesichtet. Wenn sie innerhalb von 2 Minuten erledigt werden können, mache ich das. Ansonsten werden sie als Aufgabe (ggf. mit Fälligkeitsdatum) erfasst.
Nach dem Durcharbeiten sind Post- & Maileingang leer, dafür steht auf meiner Aufgabenliste, was noch zu erledigen ist. Hier sehe ich auf einen Blick, ob noch etwas gemacht werden muss, oder ob ich für heute den Stift fallen lassen kann und mir dabei keine Sorgen machen muss, jemanden im Stich zu lassen.
Das hat übrigens einen interessanten Effekt: Gerade wenn die Listen sagen: „Du musst gerade nichts dringendes erledigen – heute kannst du frei machen!“, erledigt man die unglaublichsten Dinge. Einfach weil Zeit ist und der Kopf frei ist. David Allen, Erfinder von GTD, schreibt selbst in seinem Buch: „Einige der besten Projekte, die ich durchgeführt habe, standen nie auf meinen Listen.“ (in: David Allen: So kriege ich alles in den Griff, auf deutsch* und auf englisch* bei Amazon)
4. Wöchentlicher Review
Das Prinzip ist im Grunde recht einfach: Schau einmal die Woche alles durch. Vergangene Termine. Kommende Termine. Aufgabenlisten. Projektpläne. Laufende Vorgänge. Frage dich bei allem: Gibt es noch etwas zu tun? Läuft alles?
Besonders wirkungsvoll ist das bei langfristigen Projekten. Ich betreue zum Beispiel gerne Homepages. Dabei gehe ich regelmäßig ohne konkreten Anlass auf die Website und schaue mich ein bischen um. Bisher fiel mir noch fast jedes Mal etwas auf, was man noch besser machen kann. Vieles kann ich mit wenigen Klicks sofort verbessern. Das macht mir dann besonders Spaß :)
Gerade wenn mehrere Leute an der Homepage basteln (Übersetzer*innen, Grafiker*innen, Texter*innen, die*der eigentliche Inhaber*in der Seite, …), lohnt sich diese Perspektive, um zu prüfen, ob alle im Einklang arbeiten. Sonst bindet jeder nur seinen Teil ein und keiner guckt, ob das Puzzle am Ende zusammen passt.
Fazit: Selbstmanagement spürt man im ganzen Business
Meine Beispiele decken die verschiedensten Bereiche ab. Das kommt nicht von ungefähr: Als Selbstständige sind wir in vielen Bereichen aktiv. Und da Selbstmanagement uns selbst verbessert, wirkt es eben auch in allen Bereichen unseres Geschäfts.
Getting Things Done (GTD) hat mich überzeugt, als ich endlich guten Gefühls alles im Griff hatte. Aber die eigentliche Offenbarung ist: Es wirkt an allen Fronten.
-> Übrigens: So setze ich Getting Things Done auf Papier um.
Geschrieben von: Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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