Prozessmanagement: Abläufe abklopfen

Das Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement genannt, ist ein Werkzeugkasten voller Methoden um die Abläufe im Unternehmen zu erkennen, zu verstehen und zu verbessern. Es ist meiner Meinung nach die wichtigste Voraussetzung, um profitabler zu werden.

Das klingt für viele erstmal recht abgehoben und sie denken, dass das nur was für Große ist. Aber es geht nicht darum, 1:1 das zu machen, was die Großen machen. Dort arbeiten immerhin ganze Teams den ganzen Tag im Prozessmanagement – das ist bei kleinen Unternehmen nicht möglich. Stattdessen geht es darum, zu gucken: Was genau machen die eigentlich? Was davon ist auch für Kleine sinnvoll? So habe ich die Erfahrung gemacht, dass sich viele Konzepte und Ideen mit etwas Anpassung auch für kleinere Unternehmen sinnvoll nutzen lassen.

Prozessmanagement wird im Moment nur von sehr wenigen Unternehmen eingesetzt. Die Unternehmen, die es nutzen, haben deshalb einen umso größeren Vorteil.

Warum ist Prozessmanagement wichtig für UnternehmerInnen?

Ein Unternehmen besteht im Grunde nur aus Abläufen. Im Unternehmensalltag treten bestimmte Ereignisse ein, auf die mit Handlungen reagiert wird. Ein paar Beispiele:

• Ereignis: Eine Kundenbestellung geht per E-Mail ein.
  Handlung: Kundenbestellung in der Warenwirtschaft erfassen.
• Ereignis: Ein Kunde ruft an und beschwert sich über eine fehlende Lieferung.
  Handlung: Status der Lieferung recherchieren und Kunde informieren.
• Ereignis: Ein Lieferant schickt uns eine Gutschrift für zurückgeschickte Ware.
  Handlung: Gutschrift einbuchen.

So lässt sich der gesamte Betriebsalltag auf Prozesse, also Ketten von Ereignissen und Handlungen, herunterbrechen. Dadurch wird (Geschäfts-)Prozessmanagement zu einem unheimlich mächtigen Werkzeug: Es lässt sich auf alle Unternehmensbereiche anwenden und optimiert den ganzen Betrieb.

• Achtung: Bitte nicht Projekte und Prozesse verwechseln.

Die vier Bausteine im Prozessmanagement

Im Kern besteht das Prozessmanagement aus den folgenden Bausteinen:

• Prozessmodellierung: Prozesse erheben, dokumentieren und visualisieren. Ziel ist es, die komplexe Realität der Abläufe und Prozesse eines Unternehmens übersichtlich und verständlich zu machen. Mit den Prozessmodellen (eine grafische Darstellung eines Prozesses) können wir den aktuellen Stand (Ist-Situation) oder den gewünschten Stand (Soll-Situation) darstellen.
• Prozessanalyse: Mit den Prozessmodellen können wir nun schauen, was genau da eigentlich im Unternehmen passiert und ob das so gut ist. Wir können z. B. prüfen, welche Aufgaben aus welchem Grund gemacht werden und ob sie weiterhin notwendig sind (übrigens können viele Aufgaben ersatzlos gestrichen werden). Außerdem wird geprüft, wie sehr ein Prozess optimiert ist: „Werden regelmäßig Kennzahlen gemessen und gesteuert?“, „Werden Möglichkeiten zur Automatisierung genutzt?“ und viele weitere Fragen.
• Prozesssimulation: Spezielle Software erlaubt es, einen Prozess zu simulieren. Die Grundlage ist ein Prozessmodell und Infos über die zur Verfügung stehenden Ressourcen (z. B. Anzahl MitarbeiterInnen, Abteilungen, etc.). Mithilfe der Software kann das Prozessmodell nun virtuell durchgespielt, also simuliert, werden. So kann z. B. geprüft werden, ob die Kapazitäten im Unternehmen ausreichen, um Arbeitsspitzen abzufangen.
• Prozessgestaltung: Während die anderen drei Bausteine sich damit beschäftigen, Prozesse zu verstehen und zu analysieren, geht es hier um die praktische Umsetzung. In der Theorie gibt es jede Menge Optimierungspotenzial für Prozesse, aber nicht alle Maßnahmen sind auch praktisch sinnvoll. Dieser Bereich überschneidet sich zum großen Teil mit der allgemeinen Unternehmensführung.