Wie GTD dir hilft, strategisch und konsequent deine Ziele zu erreichen
Ich weiß selbst wie es ist, wenn man vor lauter Kundenanfragen und -projekten gar nicht mehr weiß, wo einem der Kopf steht – das nervt umso mehr, wenn dabei mal wieder eigene Ziele und Herzensprojekte hintenanstehen müssen. Heute zeige ich, wie dir GTD (Getting Things Done) helfen kann, deine Ziele zu erreichen.
Den Finger in die Wunde legen: Was nervt dich wirklich?
Hinter dem Nerv-Gefühl, mit den eigenen Projekten nicht voranzukommen, verbirgt sich meistens mehr. Es gibt verschiedene Ursachen. Mir laufen typischerweise die folgenden drei über den Weg:
„Ich komme vor lauter Aufträgen nicht zu eigenen Projekten.“
Im Alltag kümmern wir uns vor allem um die eigentlichen Kundenaufträge und -anfragen. Klar, irgendwie muss ja das Essen auf den Tisch kommen. Wir geben Arbeit an Steuerberater, Webdesigner und weitere Experten ab, gerade weil wir uns auf unser Kerngeschäft fokussieren wollen. Doch das greift zu kurz!
Als Menschen haben wir alle gleich viel Zeit. Als Selbstständige ist es zudem einer unserer größten Vorteile, dass wir selbst die Projekte und Ziele auswählen können, an denen wir arbeiten. Doch dazu gehört, mit dieser Freiheit richtig umzugehen. Im Alltag bewusst Prioritäten setzen und auch mal einen Kundenauftrag vorbeiziehen lassen, wenn ein eigenes Projekt gerade wichtiger ist.
Das ist der Unterschied zwischen „reaktiv Handeln“, also nur auf das zu reagieren, was gerade ansteht und von außen reinkommt, und „proaktiv Handeln“, also selbstbestimmt und vorausplanend an eigenen Zielen zu arbeiten.
„Ich habe ein schlechtes Gewissen, weil meine eigenen Projekte schon länger wie ein Damoklesschwert über mir schweben.“
Mir ist das heutige Thema so wichtig, weil ich immer wieder erlebe, dass Selbstständige bestimmte Projekte oder Ziele teilweise schon seit Jahren mit sich herumschleppen, aber nie so richtig vorwärtskommen. Gerade bei wichtigen Problemen können sie abends häufig gar nicht mehr abschalten und sind entsprechend gestresst. Die Nerven liegen blank. Doch ebenso häufig belasten solche Projekte nicht nur uns persönlich, sondern auch unser Business. Gerade die Altersvorsorge oder Marketing- & Vertriebsprojekte („Ich wollte immer noch mal meine Homepage richtig machen“, „Ich wollte mal ein Mailing an alte Kunden ausprobieren“ und Ähnliches) kosten uns bares Geld, erst recht, wenn wir sie länger hinauszögern.
Gerade deshalb ist es elementar, die eigenen Prioritäten im Alltag richtig zu setzen. Wenn ich weiß, dass meine eigenen Projekte mir auf lange Zeit viel mehr Geld bringen oder sparen, muss ich sie entsprechend behandeln – und vielleicht mal einen Kundenauftrag verschieben oder ganz absagen. Sonst komme ich nie aus diesem Kreislauf raus!
„Ich weiß eigentlich gar nicht so richtig, wie ich mein Projekt überhaupt konkret anfangen soll!“
Das Problem mit Zielen und Wünschen ist: Man kann nicht wirklich an einem Ziel arbeiten. „Altersvorsorge aufbauen“ ist zwar als Ziel sinnvoll, aber nichts, was sich im Alltag als solches erledigen ließe. Ebenso bei anderen Projekten: Es gibt tausende Möglichkeiten um eine Homepage umzusetzen. Wer weiß als Laie schon, welche Option die richtige ist? – Und so passiert häufig nix, vermeintlich in der Hoffnung, wenigstens keinen Fehler zu machen oder die falsche Option zu wählen.
Wichtige Projekte bleiben in der Luft hängen, weil ein Weg fehlt, aus unklaren Zielen oder diffusen Wünschen klare Handlungsoptionen abzuleiten. Doch genau dafür gibt es viele Methoden aus dem Bereich Projekt- und Selbstmanagement, die uns weiterhelfen können. Wir müssen uns allerdings damit beschäftigen und darauf einlassen.
Mit Getting Things Done (GTD) Ziele erreichen
Eine solche Selbstmanagementmethode ist Getting Things Done (GTD) von David Allen. Sie besteht im Kern aus fünf Arbeitsschritten, die konsequent auf alle Aufgaben angewendet werden.
Als Gesamtsystem hilft es an vielen Stellen weiter. Beim Erreichen eigener Ziele nützen vor allem vier Bausteine:
Zeug sammeln
Was heißt das?
Ein Grundsatz von GTD ist es, alle möglichen Ideen, Einfälle, „ich müsste eigentlich“, „ich wollte doch noch“, „was ist eigentlich mit…“ und sonstiges Zeug konsequent zu sammeln und aufzuschreiben. Auch Dinge wie Briefe und E-Mails gehören dazu. Alles wird an einem Platz gesammelt, an dem es später durchgearbeitet werden kann.
Wie hilft das?
Manche Sachen sitzen einem wie ein Floh im Ohr: Jeden Tag fällt einem ein, dass an dem oder dem Punkt doch noch was zu erledigen wäre. Der Gedanke kommt, das schlechte Gewissen meldet sich, der Gedanke verfliegt wieder, das schlechte Gewissen wird verdrängt. Hier entsteht das Nerv-Gefühl, weil man immer wieder dran denkt, darauf aufmerksam wird oder im Alltag daran erinnert wird – ohne, dass es jemals irgendwie vorwärts geht oder besser wird.
Indem man es aufschreibt, kann man sich dem Problem später in Ruhe widmen, wenn Zeit und Gelegenheit dafür ist. Wer konsequent GTD anwendet, weiß, dass er seine Notizen später durcharbeiten wird. Sobald ein nervender Gedanke aufgeschrieben ist, kann er deshalb beruhigt beiseitegeschoben werden.
Nächsten Schritt festlegen
Was heißt das?
Für jeden Einfall, Idee, oder sonstiges „ich müsste noch“, das vorher gesammelt wurde, wird ein konkreter, durchführbarer Arbeitsschritt festgelegt. Aus dem Beispiel „Altersvorsorge aufbauen“ wird dann „Tina fragen, ob sie einen Vermögensberater empfehlen kann.“
Wie hilft das?
Viele Projekte, Wünsche oder Ziele nerven, weil man eigentlich gar nicht weiß, wie man da anfangen soll. Der Grund ist: Strategische Ziele sind eigentlich nicht umsetzbar. Genau genommen ein Projekt gar nicht abgeschlossen werden. Man kann nur einen „nächsten Schritt“ nach dem anderen durchführen, bis man zufrieden ist und das Projekt sich als erledigt anfühlt.
Der Trick ist deshalb, für all das Zeug, das im vorherigen Schritt gesammelt wurde, einen klaren nächsten Schritt zu definieren. Manchmal heißt dieser Schritt auch: Wegwerfen – ist mir nicht wichtig genug. Aber dann war es eine klare Entscheidung dagegen und es schwirrt nicht noch irgendwie im Kopf herum. So wird aus undefinierten, unklaren Zielen und Wünschen ein handfester Arbeitsschritt, der leicht erledigt werden kann.
Liste der nächsten Schritte
Was heißt das?
Die nächsten Schritte, die im vorherigen Schritt erstellt wurden, werden auf einer Liste zusammengestellt. Alle möglichen Sachen, die getan werden wollen, stehen als handfester Arbeitsschritt auf der Liste. Richtig konkret im Sinne von „Tina anrufen (Nummer 0421 69 49 33 40) und nach den Kontaktdaten ihres Vermögensberaters fragen“ oder „Bei Google nach einem Heizungsmonteur suchen“.
Wie hilft das?
So eine Liste aller nächsten Schritte ist häufig erstmal ziemlich ernüchternd, weil sich da ganz schön was ansammelt. Besonders beim ersten Mal, wenn noch viel unerledigter Kram aus älteren Zeiten hochkommt. Hier greift GTD schon: Bei zukünftigem Zeug weiß ich gleich, wie viel ich gerade wirklich zu tun habe – und sage viel schneller Nein, als ich das vielleicht ohne GTD getan hätte.
Im Alltag hilft die Liste, wenn es ans Arbeiten geht: Ich habe nicht mehr einzelne E-Mails oder einzelne Anrufe, die ich halt nach und nach abarbeite wie sie gerade reinkommen. Stattdessen habe ich eine Liste der nächsten Schritte vor mir, die „gleichberechtigt“ Aufgaben für eigene und andere Projekte und Vorhaben enthält. Ich kann schauen: Ist etwas wichtig & dringend, was sofort getan werden muss? Dann packe ichs an! Meistens ist aber gar nicht so viel Wichtiges und Dringendes dran. Dann kann ich bewusst abwägen, ob ich mich jetzt an ein Kundenprojekt setze oder proaktiv werde und an eigenen Projekten, an meinem Business, arbeite.
Wöchentlicher Review
Was heißt das?
Der wöchentliche Review (im Sinne von „wöchentliche Durchsicht“) sollte eine feste Routine werden, am besten jede Woche zur selben Zeit, in etwa zwei Stunden. In der Durchsicht machst du genau, wonach es klingt: Systematisch werden neue Ideen und neues Zeug erfasst, durchgearbeitet und zu nächsten Schritten verarbeitet. Laufende Projekte werden geprüft: Wie ist der Stand? Fehlt noch was, kann/muss ich noch was tun? Habe ich irgendetwas vergessen? Warte ich noch auf Ergebnisse von anderen Personen, wo ich mal nachhaken könnte?
Wie hilft das?
Der wöchentliche Review klingt im ersten Moment ziemlich überflüssig. Jede einzelne Woche? Immer gute zwei Stunden? Aber stell dir einmal vor, dass du dir jede der oben genannten Fragen wirklich für jedes Vorhaben einmal die Woche stellst und gegebenenfalls auftauchende Aufgaben im Laufe der Woche angehst. Das ist machbar und beruhigt die Nerven ungemein, weil ja eben alles auf dem Laufenden ist.
Achtung: Im Rahmen dieses Artikels konnte ich nur einen kleinen Einblick in eine kleine Auswahl der verschiedenen GTD-Bausteine geben und nicht jeden Baustein vollständig darstellen. Wenn du an GTD interessiert bist, führt kein Weg an dem Buch vorbei: „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ von David Allen*.
Ich möchte nicht mehr ohne GTD
Inzwischen benutze ich seit vielen Jahren GTD mit dem Atoma-System. Auch wenn das im Alltag nicht immer zu 100% klappt, hat es unheimlich viele Vorteile – im Geschäft und privat. Deshalb kann ich dir GTD nur ans Herz legen, um selbstbestimmt an deinen eigenen Strategien zu arbeiten und deine Ziele zu erreichen.
Geschrieben von: Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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