Grübeln ist immer ein Zeichen für schlecht geplante Projekte.

• 06 August 2015 /
• By Sven Meyer

Als Selbstständige sind wir rund um die Uhr im Einsatz. Einen beträchtlichen Anteil hat häufig das Grübeln, Sinnieren und Nachdenken über verschiedenste Projekte. Gerade besonders große, komplizierte oder neue Projekte brauchen viel Aufmerksamkeit.

Oft wird ein wichtiger Punkt übersehen: Grübeln an sich ist keine produktive Arbeit, da kommt erstmal nichts bei rum. Manchmal wird es auch mit „strategischen Überlegungen“ und „Planung“ verwechselt. Schließlich kommt ja hin und wieder mal ein neuer und kreativer Gedanke dabei hoch.

Doch in den meisten Fällen ist das Grübeln ein Symptom schlechter Projektplanung.

Was dir das Grübeln verrät.

Es gibt verschiedenste Signale, auf die es sich zu achten lohnt:

„Was denkt XY darüber?“

Im Alltag hat man mit den verschiedensten Partnern zu tun: Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc. Wenn du zu viel über die Meinungen und Gedanken der anderen grübelst („Gefällt das neue Design wohl dem Ansprechpartner?“) zeigt das, dass du deine Partner von vornherein schlecht eingebunden hast.

Beuge vor, indem du frühzeitig mit allen Projektbeteiligten (neudeutsch: „Stakeholdern“) sprichst. Oft reicht es schon, wenn du zu Projektbeginn eine Liste der Beteiligten und ihren jeweiligen Aufgaben erstellst. Diese Stakeholder-Liste kannst du regelmäßig durchgehen, sodass du frühzeitig feststellst, wenn ein Partner inhaltlich „verloren“ geht.

„Habe ich an alles gedacht?“

Diese Sorge taucht in zwei Variationen auf:

1. „Habe ich im Projekt XY an alles gedacht?“
   Hier konzentriert sich die Sorge auf ein einzelnes Vorhaben. Das zeigt, dass das Projekt nicht ausreichend geplant wurde. Gehe einen Schritt zurück und plane das Projekt noch mal richtig.
2. „Habe ich nicht irgendwas vergessen?“
   Hier geht es um die Gesamtsituation, nicht um ein einzelnes Projekt. Da viele Faktoren zusammen kommen, lässt sich häufig kein einzelnes Problem identifizieren.

Meistens kommt diese Sorge daher, dass man sich nicht selbst vertraut. Und zwar nicht im fachlichen Bereich, sondern organisatorisch: Auf einer Skala von 1 – 10, wie sicher bist du dir, dass du alle deine Vorhaben fristgemäß erledigst? (Das ist übrigens eine tolle Metrik zum Messen deiner Produktivität).

Je mehr du dir selbst vertraust, desto weniger hast du das drückende Gefühl, etwas vergessen zu haben.

„Habe ich dies und jenes eigentlich schon bekommen?“

Fast immer wird noch etwas von Anderen gebraucht, bevor die eigene Arbeit weitergehen kann. Daher muss regelmäßig geprüft werden, ob von den Anderen alles gekommen ist – und zwar bevor es einem in dem Moment einfällt, wo die Arbeit losgehen soll: Mein Steuerberater wollte die Steuererklärung fertig machen, ist das schon erledigt? Hat die Versicherung auf meine Anfrage geantwortet? Hat die PR-Frau die Texte geliefert? Im Business kommt da einiges zusammen.

Wenn du zu viel darüber nachdenkst, ob alle anderen ihren Job gemacht haben, hast du keinen aktuellen Überblick über die laufenden Dinge. Dabei gibt es zwei einfache Wege: Trage dir Erinnerungen im Kalender ein oder führe eine allgemeine „Warten Auf“-Liste, die du regelmäßig durchschaust. Im Nachhinein lässt sich leider nur noch mühselig feststellen, ob noch irgendwo etwas fehlt.

Akute Gegenmaßnahmen

Du siehst: Es lässt sich vieles im Vorfeld erledigen, um unnötige Grübelei von Haus aus zu vermeiden. Doch natürlich wird es immer mal vorkommen, dass du dich dabei ertappst. Dann heißt es, sich selbst zu managen. Das beginnt damit, dass du es überhaupt merkst. Denn erst wenn man erkannt hat, dass man gerade grübelt, kann man die dahinterstehenden Sorgen und Bedenken anpacken. Neben den eher präventiven Beispielen oben kannst du im akuten Fall Folgendes tun:

• Mitschreiben
  Schreibe auf, worüber du gerade grübelst. Dadurch holst du das Wissen aus deinem Kopf und kannst es ganz anders betrachten. Manchmal hilft es schon, sich die Notizen erst am nächsten Tag anzugucken, um eine neue Perspektive zu gewinnen. Sei auch aufmerksam dafür, worüber du am meisten grübelst. So kannst du die Auslöser beseitigen.
• An etwas anderes denken
  Ich weiß: Das schreibt sich einfacher als es ist. In vielen Fällen bringt das aber schon sehr viel. Zur Unterstützung können Meditations- und Konzentrationstechniken weiterhelfen.
• Die Unterlagen noch mal durchsehen
  Wenn vor einigen Wochen die ersten Dokumente fürs Projekt erstellt wurden, kann das inzwischen völlig anders aussehen. Gleichzeitig stellt der Blick auf die Dokumente sicher, dass der Blick bei den Tatsachen bleibt – und nicht zu sehr mit den Gedanken abschweift.

Apropos: Ich bin einer großer „Getting Things Done“-Fan, weil GTD an all diesen Stellen hilft: Sowohl beim Vorbeugen, als auch bei akuten Gegenmaßnahmen.

Grübeln ist heilbar

Gerade wenn du im Moment noch viel grübelst, kannst du schnell die ersten Früchte ernten. Werde dir des Grübelns bewusst, nehme die dahinterstehenden Bedenken ernst oder schiebe sie beiseite – und nutze die Zeit für schönere Sachen.

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