Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done (GTD) heißt, kurz gesagt:

  • GTD ist eine Selbstmanagementmethode von David Allen
  • GTD besteht aus fünf Abläufen, die du für jede einzelne Aufgabe durchgehst
  • Der Clou von GTD ist, dass es sich für alle Arbeiten nutzen lässt. Egal, ob du Hausmann, Managerin, Student bist; egal, ob es dir um private oder berufliche Themen geht.

Was heißt das auf Deutsch?

Getting Things Done heißt wörtlich so viel wie „Dinge geregelt kriegen“. Den Namen finde ich sehr sympathisch, weil er sich aufs Wesentliche reduziert: Eine Selbstmanagementmethode soll dabei helfen, Dinge geregelt zu kriegen.

Im Wesentlichen geht es um fünf Schritte:

  1. Erfassen
  2. Durcharbeiten
  3. Organisieren
  4. Durchsehen/Kontrolle
  5. Erledigen

Alles, was dir den Tag über so einfällt, jede E-Mail, jeder Brief, jeder Anruf, jeder Gedanke – immer, wenn du dir denkst „Da sollte ich was tun“ – wird als „Zeug“ bezeichnet. Zeugs ist ein zweischneidiges Schwert: Ohne Zeugs würde nix passieren. Aber Zeug ist erstmal undefiniert und nicht zu handhaben.

Durch die fünf GTD-Schritte wird aus dem undefinierten Wirrwarr von Zeug eine klare Ordnung. Die eigentlichen Aufgaben, die du wirklich erledigen musst, werden herauskristallisiert. Wie genau das geht, steht im Buch.

Wie kann ich GTD einsetzen?

Damit du Getting Things Done erfolgreich einsetzen kannst, solltest du das Buch lesen. Viele zögern da und sind sich nicht sicher, ob sie das Geld investieren wollen. Mein Tipp: Schau dir die kostenlose Leseprobe vom Buch an. Wenn es dir grundsätzlich zusagt, solltest du das Geld investieren. Die Kindle-Version kostet nicht mal ’n Zehner.

Bei der eigentlichen Umsetzung stellen sich viele Fragen. Da die Antworten im Buch stehen, schreibt keiner online drüber. Es gibt zwar Foren und Communities, die bei Fragen zur Umsetzung weiterhelfen. Die erwarten aber auch, dass du deine Hausaufgaben gemacht hast (also: das Buch gelesen hast).

Bitte nicht in Details verlieren:

Bei der praktischen Umsetzung verlieren sich leider zu viele AnfängerInnen in Details. Da wird nach der einen, besten Software gesucht. Nach dem einen, besten System – egal, ob auf Papier oder auf dem PC. Manch einer erstellt erstmal Kriterienkataloge, die die jeweilige Software erfüllen soll (App, Cloud, Desktop-Version, Outlook-Integration… da gibt es zu viele Möglichkeiten!).

Letzten Endes zählt aber nur das, was wir auch wirklich machen. Recherche ist zwar sinnvoll, aber hat für sich allein erstmal keinen Mehrwert. Fang erstmal mit dem System an, was sich intuitiv richtig anfühlt oder was du eh schon hast. Für die meisten ist das entweder Zettel + Stift, eine Excel-Tabelle oder die Aufgaben-Funktion in Outlook. Das ist völlig ok!

Selbst mit einem nicht so optimalen System kannst du Dinge erledigt kriegen – und darauf kommt es an :)

Aber ist Getting Things Done nicht unnötiger Mehraufwand?

Da scheint es witzigerweise zwei Typen von Menschen zu geben. Für die einen ist es völlig logisch, dass sie ihre Aufgaben verwalten müssen, um den Überblick zu behalten und mehr rauszuholen. Für die anderen wirkt das außerirdisch: Was treibt der da nur mit seinem „System“? In der Zeit hätte er es doch längst erledigen können?!

Wer sich grundsätzlich vorstellen kann, seine Aufgaben mit mehr Struktur zu verwalten, fragt sich, welche Selbstmanagementmethode am besten geeignet ist. Meine persönliche Beobachtung ist, dass sie alle ihre Vor- und Nachteile haben, aber jeder mit der ein oder anderen Methode besser klarkommt. Viel wichtiger ist, dass du mal bei einem System bleibst und nicht ständig wechselst – denn jeder Wechsel kostet erstmal wieder Zeit.

Um zur Frage zurückzukommen: Nein, GTD ist nicht unnötiger Mehraufwand.

Allein durch die 2-Minuten-Regel kriegen die meisten auf einen Schlag mehr erledigt als vorher. Die 2-Minuten-Regel sagt: Wenn du eine neue Aufgabe bekommst (z. B. in einer neuen E-Mail), die sich innerhalb von 2 Minuten erledigen lässt, dann erledige sie sofort. Da das bereits auf sehr viele Aufgaben zutrifft, werden viele Aufgaben mit GTD erledigt, sobald du sie das erste Mal wahrnimmst. Allein das gibt einen unglaublichen Boost an Produktivität!

Wie sieht dein GTD-System aus?

Für Getting Things Done benutze ich seit über fünf Jahren mein Atoma-System auf Papier.

Weitere Ressourcen

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