GTD auf Papier: Wie ich Getting Things Done mit Atoma umsetze

GTD auf Papier: Wie ich Getting Things Done mit Atoma umsetze


Seit über 5 Jahren betreibe ich mein Selbstmanagement mit Getting Things Done (GTD) auf Papier mit Atoma. Und mindestens genauso lange sehe ich, wie GTD-Neulinge mit der Einrichtung ihres Systems kämpfen. Das GTD-Buch von David Allen hilft da nur bedingt weiter, weil es Ratschläge an sehr viele verschiedene Personen gibt. Es geht nicht ein komplettes Beispiel von vorn bis hinten durch, sodass der Leser sich hinterher nicht vorstellen kann, wie genau so ein System nun aussehen soll.

[GTD-Buch von David Allen auf Amazon anschauen*]

Genau aus diesem Grund wollte ich mein „GTD auf Papier“-System schon lange mal vorstellen. Gerade auch, weil ich es seit 5 Jahren im Wesentlichen unverändert nutze. Den letzten Anstoß hat nun die Blogparade von Selbstständig im Netz mit dem schönen Thema „Zeigt her eure To-do-Listen!“ gegeben.

GTD auf Papier mit Atoma: Als ITler mag ich Papier lieber

ITler werden gern als Spielkinder gesehen, die sich ständig mit dem neusten Technik-Schnickschnack beschäftigen. Da geht dann manchmal so viel Zeit bei verloren, dass die eigentliche Arbeit liegen bleibt. Das Problem habe ich nicht – ich will lieber Dinge fertig bekommen :)

Jeder Wechsel auf neue Software kostet. Schließlich will die neue Software ja erstmal installiert, eingerichtet und gelernt werden. Allein die Zeit, bis man genau weiß, wie man was in der Software zu tun hat! Genau aus diesem Grund bin ich bzgl. meines Atoma-Systems recht stur: Hauptsache es läuft, lieber nicht so viel dran ändern.

Es gibt viele Argumente für GTD auf Papier (Kein PC-Hochfahren, keine Updates, kein leerer Akku, etc.). Es gibt viele Argumente für GTD-Software (mehr Auswertungen, Zusammenarbeit mit anderen, automatische Erinnerungen, Verknüpfung mit PDFs, u. Ä.). Aber wenn ich mir die GTD-Implementierer so angucke, habe ich gemerkt: Jeder nutzt das, was ihm intuitiv lieber ist. Denn egal wie die objektive Kosten-/Nutzenrechnung ausfällt: am Ende muss man das System auch nutzen, wenn man die Grippe hat (wie David Allen so schön sagt). Und das klappt nur, wenn es einem intuitiv liegt.

Mir persönlich liegt halt GTD auf Papier, bzw. das Atoma-Notizbuch. Allein schon die Haptik der Texondeckel! Außerdem mag ich es, dass Buch neben dem Computer liegen zu haben. Das spart ein weiteres offenes Fenster am PC.

Warum GTD besser mit Atoma als mit Moleskin geht

Trotz meiner Papierliebe und meines Büromaterialfetisch habe ich die Aufregung um Moleskin-Notizbücher nie so recht verstanden. Das Problem mit Moleskin und allen anderen fest gebunden Notizbüchern: Um GTD auf Papier richtig umzusetzen, muss man ständig an verschiedenen Stellen im Buch schreiben. Sobald ich aber im Moleskin zwei Seiten beschrieben habe, kann ich nix mehr dazwischen heften.

Wenn ich also verschiedene Kategorien im Buch habe, kann eine Kategorie voll werden, weil keine freien Seiten mehr da sind. Da gibt es die abenteuerlichsten Workarounds, wenn doch die eigentliche Lösung für GTD auf Papier Atoma ist!

Ein Atoma-Buch wird nur durch Ringe und einer speziellen Lochung zusammengehalten. Ein DinA4-Atoma-Buch besteht aus 11 einzelnen Ringen. Dann werden zwei stabilere Deckel (z. B. aus Texon von Manufactum) und Register eingeheftet, die eine gewisse Grundstabilität geben.

Die Atoma-Ringe mit Texon-Deckel und Papier aus der Nähe.
Die Atoma-Ringe mit Texon-Deckel und Papier aus der Nähe.
Bei jeder Seite wird jedes Loch einzeln eingeheftet. Dadurch können überall neue Seiten eingefügt werden.
Bei jeder Seite wird jedes Loch einzeln eingeheftet. Dadurch können überall neue Seiten eingefügt werden.

Deshalb bin ich so ein Fan von Atoma für GTD auf Papier (und konnte auch schon so manch einen davon überzeugen): Die einzelnen Seiten kann man jederzeit einfach da reinheften, wo man sie gerade braucht! Noch dazu kann man es einfach umschlagen und bequem auf der linken Seite schreiben, die Ringe sind da nicht im Weg. Bei normalen Ringbüchern sind die Ringe dafür zu hoch.

Mein Atoma Buch, aufgeschlagen auf der ersten Seite.
Mein Atoma Buch, aufgeschlagen auf der ersten Seite.

Mein Atoma-Buch von vorn bis hinten

Mein Atoma-Buch hat 5 Registerblätter und ca. 40 – 50 normale Blätter. Durch einen kleinen Trick kann ich sehr schnell auf ein beliebiges Blatt zugreifen: Ich kann entweder hinter ein Registerblatt oder vor ein Registerblatt greifen. So kann ich mit 5 Registerblättern auf 10 verschiedene Blätter zugreifen. Innerhalb eines Registers benutze ich Post-Its, um einzelne Seiten besonders hervorzuheben oder kleinere Kategorien zu bilden.

Vor das Register greifen
Vor das Register greifen
Hinter das Register greifen
Hinter das Register greifen

Im Moment benutze ich nur fünf Kategorien, die ich durch 4 Registerblätter trenne. Im Buch sind noch zwei Register „B“ und „T“ aus alten Projekten, die ich im Moment nicht mehr nutze.

Leere Blätter

Leere Blätter sind nun mal die Grundlage des Systems :) Egal ob für Vorlesungen, Besprechungen oder neue Projektseiten: Wenn ich neue Blätter brauche, finde ich sie ganz vorne.

Posteingang

Hier kann ich mir kurz was hinkritzeln, den Datumsstempel ausprobieren, oder mal kurz was skizzieren, wenn ich kein ganz leeres oder sauberes Blatt dafür brauche. Gleichzeitig verwerte ich hier benutztes Papier wieder, indem ich z. B. Rückseiten oder Teile alter Seiten benutze.

Posteingang – hier eine relativ saubere Seite ;)
Posteingang – hier eine relativ saubere Seite ;)

Nächste Schritte & WA

Hier habe ich mehrere Listen mit nächsten Schritten, also meine eigentlichen Todos. Durch Post-Its kann ich schnell auf einzelne Listen zugreifen. Die Warten Auf-Liste ist auch hier, da sie meiner Erfahrung nach nur wenige Einträge enthält und oft zu nächsten Schritten führt.

Auf der Liste priorisiere ich keine Aufgaben – wie sich das für GTD gehört ;) Bei Aufgaben mit Frist schreibe ich einfach „bis DD/MM“ dazu und markiere es mit gelbem Leuchtstift. Wenn ich mal keinen Leuchtstift zur Hand haben sollte, umkringele ich die Frist einfach mit mit einem Kuli.

Mit gelbem Leuchtstift markiere ich Fristen, die Post-Its trennen verschiedene Kategorien.
Mit gelbem Leuchtstift markiere ich Fristen, die Post-Its trennen verschiedene Kategorien.

Private Projekte

Ich trenne private und studentische Projekte von meinen Projekten aus der Selbstständigkeit. Das ist für mich einfach übersichtlicher. Zuerst kommt eine Projektliste (zur Übersicht), anschließend einzelne Projektblätter (mit Infos zu einzelnen Projekten).

Am Ende der Kategorie habe ich ein paar feste Seiten, die ich immer griffbereit haben möchte. Mir geht es mehr darum, ihnen dadurch mehr Bedeutung zu geben und immer mal wieder drauf zu stoßen, als dass ich wirklich oft darauf zugreife.

Zu den statischen Seiten gehört einerseits meine Ziele-Liste und eine Übersicht, welche Studienfächer ich noch abschließen muss und was ich schon habe.

Leotas + vardea

Neben privaten Projekten habe ich Projekte für vardea logistics und Leotas. Genau wie bei privaten Projekten gibt es hier eine Projektliste und pro Projekt ein Projektblatt. Deshalb habe ich dafür keine eigenen Bilder gemacht. Statische Seiten habe ich hier im Moment nicht.

Die Projektliste sorgt für Überblick („horizontale“ Perspektive)
Die Projektliste sorgt für Überblick („horizontale“ Perspektive)
Für jedes Projekt gibt es ein Projektblatt („vertikale“ Perspektive)
Für jedes Projekt gibt es ein Projektblatt („vertikale“ Perspektive)
Beispiel für statische Seiten. Hier der Studienverlaufsplan – mich motiviert es, wie er im Laufe der Zeit immer grüner wird. Fast fertig :)
Beispiel für statische Seiten. Hier der Studienverlaufsplan – mich motiviert es, wie er im Laufe der Zeit immer grüner wird. Fast fertig :)

Außerhalb des Atoma-Systems

Die To-do-Liste im Sinne der Blogparade habe ich damit gezeigt. Jetzt kommen die Sachen, die daraus ein vollständiges GTD-System machen:

Vielleicht-Irgendwann-Liste

Die Vielleicht-Irgendwann-Liste führe ich in Evernote*. Einerseits, weil ich nicht zu viel Papier mit mir rumschleppen möchte. Andererseits, weil ich in Evernote wesentlich mehr Material (Bilder, PDFs, Internetseiten bis hin zu ganzen eBooks) unterbringen und mit einem Schlagwort kennzeichnen kann.

43-Folders / Wiedervorlage

Eine Wiedervorlage führe ich im Moment nur in meinem Outlook-Kalender. Ich habe einfach nicht genug Papier, das in die Wiedervorlage könnte.

Ablage für Referenzmaterial

Meine Ablage für Referenzmaterial ist dreigeteilt:

  • Leitz-Ordner: Da ich nicht so viel Papier habe, kommt es einfach in Leitz-Ordner. David Allen empfiehlt zwar Manila- oder Mappei-Mappen oder ähnliches, aber die sind mir im Moment zu teuer für das bisschen Papier.
  • Dateisystem auf Firmenserver: Elektronische Sachen, privat oder Firma, kommen auf meinen Dateiserver, damit es entsprechend gesichert ist und auch andere Zugriff haben.
  • Evernote: Hier kommt alles rein, was nicht so offiziell ist, dass es auf den Dateiserver müsste, ich aber trotzdem behalten möchte. Z. B. einzelne Blogartikel, die besonders relevant sind, Kochrezepte, Ideen für neue Projekte und weiteres.

Die Sache mit dem Atoma Locher

Ok, einen Nachteil hat (oder besser: hatte) Atoma: Der Locher. Es braucht einen speziellen Locher, den es hier in Deutschland meines Wissens nur von Manufactum oder Amazon* gibt. Und dort kostet er aktuell (28.11.15) stolze 113,45 EUR netto. Zu Anfang habe ich deshalb gelochtes Papier gekauft, um das System erstmal zu testen. Aber auf Dauer macht es nur mit eigenem Papier Sinn (z. B. um selbst gedrucktes einzuheften) und ich habe mir den teuren Locher gekauft.

Der Atoma Locher von schräg oben.
Der Atoma Locher von schräg oben.

Mittlerweile hat aber Staples ein eigenes System nach Deutschland gebracht, das „M by Staples“ heißt. Auch wenn es eigentlich zwei verschiedene Systeme sind, sind die Lochungen gleich. Der Staples-Locher ist aber um einiges günstiger und kostet momentan (28.11.15) nur 40,49 EUR netto im Staples-Online-Shop. Bei anderen Shops gibt es ihn teilweise noch günstiger.

Der Staples Locher „M by Arc“ von schräg oben.
Der Staples Locher „M by Arc“ von schräg oben.

[Staples-Locher auf Amazon anschauen*]

Ich habe mir gleich zwei Staples-Locher geholt, da ich öfters zwischen drei Schreibtischen und Orten wechsele. Dabei mische ich Atoma- und Staples-Locher. Ich kann nach dem Lochen nicht mehr sagen, welches Papier von welchem Locher gelocht wurde, man kann also bedenkenlos Sachen aus beiden Systemen mischen. Ich finde z. B. die Ringe von Atoma schöner, weil es von Staples nur so Plastikringe gibt.

[Staples-Ringe auf Amazon anschauen*]

[Atoma-Ringe auf Manufactum.de anschauen]

Welches Papier ich verwende

Es kam die Frage auf, welches Papier ich eigentlich für mein System benutze. Nun, die Antwort ist nicht spektakulär :)

Ich benutze vor allem einfaches, kariertes Papier aus Collegeblöcken. In den letzten Monaten habe ich aber auch Blanko-Papier schätzen gelernt. Das nehme ich einfach aus dem Drucker.

Weniger ist mehr

Was mir besonders gut an meinem papierbasierten GTD-System gefällt: Das Atoma-Buch und ein Kuli bilden das Kernstück, damit kann ich fast alles machen. Das ist so simpel und gerade deshalb super praktisch: Egal, wie mies es mir gerade geht oder wie wenig Bock ich gerade habe. Das System ist so einfach, dass es einfach nebenher mitläuft, seit Jahren.

Sven Meyer

Geschrieben von: Sven Meyer

Ich bin Sven Meyer und unterstütze Selbstständige, ihr Business auf gesunde Beine zu stellen. Die Kernzutaten: organisiert arbeiten, die richtige Technik und clevere Abläufe. So steht dem Wachstum nichts im Weg!

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