Warum du dir mit „Für Papierkram habe ich doch meinen Steuerberater“ ein Bein stellst

• 30 December 2016 /
• Geschäftssinn & Finanzen /
• By Sven Meyer

Im Geschäftsalltag treffen wir viele Entscheidungen. Bestenfalls ergeben sie ein stimmiges Gesamtbild, verfolgen eine klare Strategie, sodass wir Tag für Tag unseren persönlichen Zielen näherkommen. Viele Selbstständige denken, dass sie das tun, doch sie merken gar nicht, dass sie ihre Ziele sabotieren, weil sie sich ihre Zahlen nicht angucken.

Für uns Selbstständige ist es ein Muss, regelmäßig unsere Zahlen zu prüfen und den Papierkram zu klären – eben AM Business zu arbeiten, nicht nur IM Business.

Ja, ein Steuerberater nimmt uns Papierkram ab …

Wir sind Fachleute in unserem Gebiet, davon leben wir schließlich. Steuerliche Pflichten lassen sich bei der Selbstständigkeit leider nicht vermeiden, aber wir können neben unserem Fachgebiet nicht auch noch Steuerexperten werden. Deshalb ist es richtig, wichtig und sinnvoll, einen Steuerberater zu beauftragen.

…, aber:

Im Papierkram steckt so viel mehr als nur die Steuererklärung! Als UnternehmerIn hast du das gleiche Interesse wie das Finanzamt: Ihr wollt beide wissen, wie es um dein Geschäft steht. Im Zahlenwerk fürs Finanzamt steckt deshalb auch jede Menge Wissen für uns, wir müssen uns nur einmal damit beschäftigen.

Die wichtigste Frage ist natürlich: Wie viel Gewinn habe ich eigentlich gemacht? Wie hat sich das im Vergleich zu den Vorjahren entwickelt? Ist es so viel, wie ich brauche oder wollte?

Doch es steckt noch mehr drin: Wofür gebe ich eigentlich Geld aus? Gibt es Kosten, die quasi explodieren und dringend eingedämmt werden müssen? Wie entwickelt sich das im Zeitverlauf? Wo sind Einmaleffekte, also z. B. einmalig große Einnahmen oder einmalig niedrige Ausgaben?

Ganz zu schweigen davon, dass nicht jeder Steuerberater perfekt ist und du (im Rahmen deiner Möglichkeiten) prüfen musst, ob dein Steuerberater wirklich ordentlich arbeitet. Der einfachste Weg ist es, zu wissen, ob die Zahlen stimmig sind.

Diese Einstellungen sind Selbstsabotage

Schauen wir uns ein paar typische „Beinsteller“ an, die ich im Alltag immer mal bei Selbstständigen sehe:

„Das Finanzamt will schon wieder so viel Geld. Wo soll ich das jetzt so schnell hernehmen?“

Wenn der Steuerberater die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Jahreserklärungen erstellt hat oder das Finanzamt „plötzlich“ fällig gewordene Vorauszahlungen für Einkommen- oder Gewerbesteuer anmahnt, ist der Schreck manchmal groß: Wo kommen plötzlich die großen Schulden her? Warum wollen die mit mal so viel Geld von mir? Und dann auch noch so kurzfristig!

Für mich ist das ein besonderes Warnsignal, dass jemand seinen Papierkram nicht im Griff hat. Bis auf Sonderfälle, wie z. B. eine Betriebsprüfung oder Uneinigkeiten mit dem Finanzamt, ist die Steuerlast vorhersehbar:

• Zahlungen für Umsatzsteuervoranmeldungen ergeben sich aus den Umsätzen, d. h. im einfachsten Fall kann man sich einmal die Woche ein Fünftel der Einnahmen aufs Sparbuch legen, um es gar nicht erst auszugeben. Schließlich müssen gerade kleine Unternehmen meistens nur dann Umsatzsteuer zahlen, wenn sie die Steuer vorher auch von Kunden eingenommen haben.
• Vorauszahlungen für Einkommen- und Gewerbesteuer sind vorher bekannt, d. h. das Finanzamt muss hier nicht erst mahnen. Auch hier empfehle ich, bereits jeden Monat einen Teil der Vorauszahlungen beiseitezulegen.

„Ich habe diesen Monat so viel mehr gearbeitet als sonst, müsste ich da nicht mehr Geld auf dem Konto haben?“

Das ist immer so eine Sache. Viel Arbeit, im Sinne von „viele Stunden gearbeitet“ schlägt sich nicht gleich in flüssigen Mitteln wieder. Dahinter stecken drei typische Stolpersteine:

1. Die Arbeit fühlte sich zwar produktiv an, bringt aber eigentlich kein Geld. Die Pflege der eigenen Webseite, das Aufräumen des Büros, eine Fortbildung besuchen, Netzwerken – alles sinnvolle Tätigkeiten, die gemacht werden wollen und auch Arbeit sind, aber nun mal kein direktes Geld verdienen.
2. Die Kosten waren noch höher als die Einnahmen. Auch ein klassischer Fall, aber gerade deshalb kommt er auch immer wieder vor: Die Angebotskalkulation war zu optimistisch, das Projekt hat doch etwas länger gedauert – wie auch immer: Ja, die Rechnungen waren höher als sonst, aber andere Kosten haben die Mehreinnahmen sofort wieder aufgefressen.
3. Die Kunden bezahlen die Rechnungen nicht. Ich erlebe leider immer wieder Fälle von Selbstständigen, die ihre offenen Rechnungen nicht vernünftig mahnen. Gerade Handwerker sind da besonders häufig betroffen. Da gibt es keine aktuellen Offenen-Posten-Listen, sodass gar nicht klar ist, welcher Kunde eigentlich noch wie viel zahlen muss. Viele denken, dass sie es schon im Kopf haben, wer noch was zu zahlen hat. Doch so gut funktioniert unser Gedächtnis leider nicht, gerade bei wachsenden Rechnungszahlen.

„Wieder ein Jahr näher am gewünschten Rentenalter – und wieder nix fürs Alter zurückgelegt!“

Es klingt abgedroschen, aber die Zeit verfliegt nun mal. In den 20ern ist man froh, wenn das Business überhaupt auf eigenen Beinen steht und profitabel wird. In den 30ern baut man aus und freut sich über den höheren Lebensstandard. In den 40ern wird es mit mal eng: Jetzt müsste man wirklich mal was tun, aber 20 Jahre sind für die komplette Altersvorsorge irgendwie auch recht kurz.

Der Fahrplan lautet eigentlich: Das Business muss innerhalb von 2 – 3 Jahren profitabel sein. Sobald es profitabel ist, wird fürs Alter vorgesorgt. Ansonsten verfliegt die Zeit und es kommt nie so recht der richtige Zeitpunkt, um jetzt Geld zurückzulegen.

Kleiner Exkurs:

Wenn sich gerade dein schlechtes Gewissen gerührt hat, gibt es letztlich nur ein Gegenmittel: Kümmere dich ab sofort um deine Altersvorsorge. Schau dir deine Zahlen an (ggf. zusammen mit deinem Steuerberater) und prüfe, wie viel Geld du jeden Monat für das Alter beiseitelegen kannst.

Es ist für den Anfang völlig ok, das Geld erstmal per Dauerauftrag einmal im Monat auf ein Sparbuch/Tagesgeldkonto zu überweisen – Hauptsache, der Anfang ist gemacht. Anschließend kannst du mit verschiedenen Vermögensberatern, Finanzberatern und Banken über weitere Maßnahmen fürs Alter sprechen.

„Was will mein Steuerberater denn jetzt schon wieder? Das lief doch sonst auch immer ohne Rückfragen!“

Diese Aussage finde ich deshalb besonders gefährlich, da sie ein richtiges Unverständnis für die Arbeit des Steuerberaters zeigt. Das Steuerrecht ändert sich ständig. Der eigene Betrieb ändert sich ständig. Deshalb kann es sein, dass der Steuerberater mit mal neue Infos braucht, die bisher nicht nötig waren.

Hinzu kommt, dass man als Selbstständiger zumindest ein paar Steuerbasics beherrschen sollte. Steuern betreffen viele verschiedene Unternehmensbereiche und es macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wesentlich leichter, wenn man die Basics kennt. Meiner Erfahrung nach reicht das schon, um die meisten Rückfragen des Steuerberaters zumindest grundsätzlich nachvollziehen zu können.

Apropos: Warum du ohne Steuerbasics Geld verschenkst

Vom Selbstständigen zum Unternehmer

Je weiter weg das eigene Fachgebiet von klassisch kaufmännischen Berufen weg ist, desto schwerer fällt erfahrungsgemäß der Einstieg in den Papierkram. Doch letztlich geht es darum, das eigene Business zu steuern, es dahin zu bringen, wo man es haben will. Das sind im Kern kaufmännische Aufgaben, um die du deshalb nicht drum herumkommst, wenn du vom Selbstständigen zum Unternehmer werden willst.

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