Du nutzt Excel und kennst dich nicht so gut aus? Kein Problem!
Ich schreibe mir „Excel-Dateien bändigen“ auf die Flagge und deshalb denken viele, dass ich die wildesten Excel-Formeln & Tricks kenne. Dabei stimmt das gar nicht. Es kommt gar nicht darauf an, immer alle technischen Details zu kennen. Im Gegenteil: Zu viel zu wissen, schadet oft sogar.
Die Stärken der Laien
Schaue mal, wie viel man als Laie mit an den Tisch bringt, ganz unabhängig, worum es geht:
Keine Zeit verschwenden
Als Laie möchte man einfach nur ein Problem lösen – es geht nicht darum, möglichst ausgefallene Lösungen zu finden. Genau dadurch verschwenden Laien keine Zeit mit technischem Schnickschnack, den es gar nicht braucht.
Keine seltsamen Workarounds
Im Alltag habe ich schon die seltsamsten Umwege gesehen, mit denen ein vermeintlich einfaches Ziel total umständlich erreicht wurde. Meistens liegt das daran, dass man mehr kann und dann einfach Möglichkeiten nutzt oder nach dem Motto „viel hilft viel“ (oder auch „komplizierter ist besser“) verfährt. Laien denken zwangsläufig einfacher, gerade durch ihr begrenztes Repertoire.
In die Nutzer hineinversetzen
Ein Laie ist auf demselben Wissensstand wie seine Kollegen. Dadurch denkt er automatisch alltagstauglich. Bei Excel-Dateien heißt das: Sie wissen, was sie nutzen und für Kollegen vorbereiten müssen und was nicht. Vor allem sprechen sie dieselbe Sprache, kein Fachkauderwelsch.
Organisatorische Fähigkeiten sind wichtiger als technische Fähigkeiten
Du siehst: Es ist vorteilhaft, nicht alles zu wissen. Lasse dich also nie von fachlichen Details aufhalten – gerade, wenn es um Software geht. Es zählen sowieso ganz andere Fähigkeiten, um Werkzeuge, wie Excel, sinnvoll einzusetzen.
Nachvollziehbar arbeiten
Eine Excel-Datei muss für Andere und für sich selbst nachvollziehbar gestaltet sein. Dabei hilft es, keine ausgefallen Excel-Formeln oder –Features zu benutzen, sondern einfache Wege zu gehen. Das gute alte „keep it simple“ ist der Schüssel für Nachvollziehbarkeit. Ich sehe sofort, wenn Dateien überfrachtet und verkompliziert sind, unter anderem weil ich die komplexeren Excel-Funktionen nicht kenne. Darum nehme ich den direkten Weg vom „Was soll die Datei aussagen?“ zur einfachsten Lösung. So werden Excel-Dateien automatisch durchschaubar.
Erweiterbar strukturieren
Viele Excel-Dateien leben, sie wachsen mit und werden ständig manuell aktualisiert. Zu oft ufern sie aus, bis sich keiner mehr traut etwas an ihnen zu ändern. Hier ist es kein Vorteil, wenn man zu sehr in technischen Dimensionen denkt und die wildesten Formeln mit den Daten mischt.
Ich weiß selbst, wie es ist, in komplizierte Excel-Dateien neue Werte einzufügen und wie schnell sich Ergebnisse unbemerkt verfälschen, nur weil ein Eingabefehler passiert ist. Darum achte ich darauf, dass meine Excel-Tabellen einfach bleiben. Das macht sie gleichzeitig fehlersicher.
Ein robustes Fundament schaffen
Je nachdem, welche Aussagekraft die Excel-Datei haben muss, wird es schnell etwas komplexer – oft gibt es eine Basis-Datei, die sich dann in weitere Tabs aufgliedert, etwa bei einem Jahresbudget. Jetzt gibt es ein klassisches Dilemma: Einerseits bietet eine komplexe Software wie Excel irrsinnig viele Features, das Programm KANN VIEL. Andererseits ist Grundlage für jede Tabellenkalkulation ein klares Konzept.
Anstatt also gleich wild mit Funktionen zu jonglieren und Datei-Ordner zu überfrachten, braucht es zunächst ein durchdachtes Konzept, das dann so eindeutig umgesetzt werden will, dass es bei Änderungen nicht (unbemerkt) kaputtgeht, z. B. wenn neue Spalten eingefügt werden müssen oder neue Funktionen ergänzt werden. Gerade die komplexeren Excel-Features setzen viele verschiedene Sachen voraus, die bei Änderungen schnell zerstört werden. Indem diese Features als Laie gar nicht erst benutzt werden, geht auch weniger kaputt.
[ -> Apropos: Manchmal ist Excel auch einfach nicht das richtige Werkzeug.]
Lasse dich nicht einschüchtern!
Viele der organisatorischen Sachen klingen selbstverständlich und einfach. Deshalb laufen sie oft schief! Das ist die Sache mit dem Teufel und den Details …, der sich gerade dann einschleicht, wenn man die Dinge unterschätzt.
Gerade als Laie kannst du hier viel für Ihre Excel-Dateien tun. Das notwendige technische Know-how lässt sich peu á peu lernen. Immer dann, wenn du es brauchst.
Geschrieben von:
Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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