Collmex-Update: Bemerkungen sinnvoll nutzen

Collmex-Update: Bemerkungen sinnvoll nutzen


In den neuen Funktionen von Collmex* habe ich gerade ein vermeintlich kleines Update gesehen, das aber im Alltag wirklich sinnvoll ist.

Was hat sich geändert?

Für Kunden, Lieferanten und Adressen lässt sich in Collmex eine Bemerkung hinterlegen. Das lässt sich vor allem für Sachen wie „Achtung, Eingang hinterm Hof rechts“ oder „Achtung, unbedingt auf korrekte Rechnungsadresse achten!“ nutzen.

Diese Bemerkung wird ab sofort nicht nur in der Einzelansicht eines einzelnen Datensatzes angezeigt, sondern auch in der Suche.

Was bringt mir das?

Das Update ist vor allem für die Kundendaten nützlich. In Collmex kann nämlich kein sogenannter „Matchcode“ gepflegt werden. Ein Matchcode ist ein Suchbegriff, den man zwar in der Suche nach dem Kundendatensatz braucht, der aber eigentlich nicht im Firmennamen steht.

Ein Beispiel:

  • Ein Kunde firmiert um. Aus der „Heinrich Apfelbaum GmbH“ wird die „Cool Apples & more GmbH“.
  • Die alte Firmierung lässt sich in den normalen Kundenfeldern (Firma, Name oder Abteilung) nicht mehr benutzen, da sie sonst auf Dokumenten mitgedruckt wird.
  • Vor dem Collmex-Update hätte eine Suche nach „Apfel“ ins Leere geführt, da der Kunde ja nun nicht mehr „Apfel“ im Namen hat.
  • Nach dem Collmex-Update kann die alte Firmierung in die Bemerkung eingetragen werden. Da die Bemerkung bei einer Textsuche auch durchsucht wird, wird der richtige Kundendatensatz trotzdem gefunden, obwohl „Apfel“ nicht mehr im Kundennamen steht.
  • In einigen Programmen lässt sich sowas über ein Feld namens „Matchcode“ lösen. Das ist explizit dafür gedacht, einen passenden Suchbegriff (also einen „Code“, der bei einer Suche „matcht“) zu hinterlegen. Lexware hat z. B. so ein Matchcode-Feld, das ich seit dem Wechsel auf Collmex immer vermisst habe.

In einigen Fällen macht es auch Sinn, für denselben Kunden mehrere Kundennummern anzulegen. Hier ist eine Bemerkung sinnvoll, um die verschiedenen Kundennummern sauber auseinanderzuhalten. Solche Fälle werden ebenfalls erleichtert, da die Bemerkung nun direkt in der Suchliste steht.

Alles in allem ein kleines Update, das mir die Arbeit im Alltag aber wesentlich leichter macht :)

Sven Meyer

Geschrieben von: Sven Meyer

Ich bin Sven Meyer und unterstütze Selbstständige, ihr Business auf gesunde Beine zu stellen. Die Kernzutaten: organisiert arbeiten, die richtige Technik und clevere Abläufe. So steht dem Wachstum nichts im Weg!

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