Collmex API für offene Posten: 3 nützliche Beispiele
Die Buchhaltungssoftware Collmex glänzt vor allem durch ihre praktische API. Zum 15. Februar 2016 wurde diese API um eine Funktion erweitert*: Ab sofort lassen sich über die API die aktuellen offenen Posten von Kunden oder von Lieferanten auslesen.
Das Potential von solchen APIs wird leider noch zu oft unterschätzt. Deshalb stelle ich heute kurz und knackig drei mögliche Anwendungsfälle vor, in denen so eine API richtig praktisch ist.
Was ist eine API?
Als AnwenderInnen benutzen wir die grafische Oberfläche eines PCs. Auf Englisch nennt sich diese „Grafische Benutzerschnittstelle“ Graphical User Interface (GUI). Aber nicht nur wir AnwenderInnen benutzen Programme, auch Programme benutzen sich gegenseitig. Das passiert z. B., wenn eine App auf deinem Smartphone Daten mit dem Hersteller der App austauscht. Dafür benutzt die App natürlich keine grafische Oberfläche, sondern eine Programmierschnittstelle. Oder auf Englisch: Application Programming Interface (API).
Hier mehr dazu: Was ist eine API und warum braucht unsere Software so etwas?
Regelmäßige Information über kritische offene Posten
Was passiert?
Montagmorgens erhalten wir automatisch eine E-Mail, in der folgende Zahlen mitgeteilt werden:
- Offenes Rechnungsvolumen in EUR pro Mahnstufe
- Anzahl der offenen Posten
- Anzahl der Kunden mit offenen Posten
- Klickbarer Link zur Offenen-Posten-Liste in Collmex
Die Zahlen werden jeweils mit dem Vergleich zur Vorwoche angegeben.
Warum ist das praktisch?
Im Geschäftsalltag geraten die kritischen Zahlen der Buchhaltung leicht aus dem Blickfeld. Gerade bei den offenen Posten ist das umso wichtiger, weil wir hier sonst bares Geld liegen lassen. Mit der wöchentlichen API können wir die Offenen Posten kontinuierlich im Blick behalten.
E-Mail-Benachrichtigung, wenn Aktion erforderlich
Was passiert?
Collmex berechnet die Mahnfristen immer tagesweise. Wenn über Nacht eine neue Rechnung fällig geworden ist oder die Mahnfrist einer Zahlungserinnerung abgelaufen ist, erhalten wir automatisch eine E-Mail.
Warum ist das praktisch?
Bei offenen Posten ist es wichtig dran zu bleiben und die Mahnung nicht zu vergessen. Durch die E-Mail wissen wir sofort Bescheid, wenn wir heute eine Mahnung erstellen müssen.
Import in Analyse-Software für weitere Auswertungen
Was passiert?
Die Zahlen der offenen Posten werden automatisch in die Controlling-Software importiert. Neben Zahlen aus anderen Systemen (wie z. B. Warenwirtschaft) stehen nun auch die OP-Zahlen für ausführlichere Analysen zur Verfügung.
Warum ist das praktisch?
Neben der operativen Arbeit müssen wir langfristig schauen, wie sich unser Geschäft entwickelt. Die Entwicklung der offenen Posten zeigt die Zahlungsmoral der Kunden und ob rechtzeitig gemahnt wird.
Wie könnte die API sinnvoll erweitert werden?
Die API ermöglicht leider nur die aktuellen offenen Posten abzufragen. Praktisch wäre es, wenn auch offene Posten zu einem bestimmten Datum abgefragt werden könnten. Dadurch wären historische Analysen möglich und die Entwicklung der offenen Posten im Zeitverlauf wäre sichtbar.
Interessiert an Collmex*?
Klicke hier, um meine Erfahrungen mit Collmex zu lesen.
Geschrieben von: Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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