Eigentlich ist es paradox, aber: Je weniger Lust du darauf hast, dich mit Software zu befassen, desto mehr Ärger und Aufwand hast du damit – und weißt es vielleicht noch nicht mal!
Wenn du IT-Themen vermeidest, verpasst du den Anschluss, verhinderst Chancen und schadest deinem Unternehmen: Unpassende Software blockiert wichtige Ressourcen, die dir an anderer Stelle fehlen. Das kostet und hält dich und deinen Geschäftserfolg unnötig klein.
Gerade für Einzelunternehmen und Inhaber*innen kleiner Firmen heißt das in der Regel, dass du selbst gefordert bist. Die gute Nachricht: Auch wenn du nicht so viel Ahnung von IT hast, kannst du leicht feststellen, ob deine aktuelle Software noch passt. Ich habe dir die wesentlichen Kriterien zusammengestellt:
1. Du machst zu viel manuell
2. Du zweckentfremdest Software
3. Fehlende APIs/Schnittstellen (Kommunikation mit anderer Software)
4. Schlechter Support, fehlende Updates
5. Dein Software-Hersteller ist nicht (mehr) vertrauenswürdig
6. Datensicherungen sind nicht sinnvoll durchführbar
7. Die Konkurrenzprodukte können noch mehr
8. Deine Software wächst nicht mit
Je mehr Schwächen du hier feststellst, desto dringender wird ein Wechsel nötig!
Du machst zu viel manuell
Vorweg: Zu viel manuell zu machen oder zu lange für etwas zu brauchen, hat manchmal den Grund, dass man die Software zu wenig beherrscht.
Das meine ich hier nicht. Es geht um die Fälle, wo dein Programm etwas nicht kann, was du für deinen regulären Geschäftsablauf brauchst. Oft hat man da auch als Laie schon ein gutes Gefühl: „Jetzt hab ich schon einen Computer und dann sitz ich doch wieder da und …“. Nicht selten zwingt einen die Software sogar dazu, etwas „zu Fuß“ zu machen oder sich mit einer anderen Software zu behelfen (dazu kommen wir gleich). Immer dann, wenn dir dein Computer im Weg steht, weil er etwas nicht kann oder falsch macht, ist Alarmstufe Rot.
Meiner Erfahrung nach kommt das besonders oft vor, wenn man sich für eine falsche Software entschieden hat oder längst rausgewachsen ist. Ein weiterer (ärgerlicher) Grund sind selbstgestrickte Programme, bei denen der Techniker die Abläufe nicht genau kannte – und weitere Änderungen kostenintensiv sind oder die Abhängigkeit zum Programmierer weiter vergrößern.
Du zweckentfremdest Software
Wann immer du eine Software für Dinge nutzt, für die sie nicht gemacht ist, kannst du wetten, dass du unnötig lange brauchst und halbe Lösungen hast, die noch dazu fehleranfällig sind.
„Zu viel Excel“ ist das deutlichste Symptom für falsche Software. Denn meist wird Excel als Workaround benutzt, um fehlende Funktionen zu ersetzen oder man zweckentfremdet es zur Adressdatenbank, weil Tabellen da sind – oft wäre stattdessen eine Datenbankanwendung die bessere Wahl. Und weil ich gerade dabei bin: Wenn dein Unternehmen volumenmäßig wächst, bläht es auch deine Excel-Dateien auf. Erfahrungsgemäß schleichen sich früher oder später Rechenfehler ein, die deine Ergebnisse verfälschen!
Generell gilt: Wann immer du mit einer Software etwas bearbeitest, für das sie nicht gemacht ist, ist das ein Zeichen, deine Programme unter die Lupe zu nehmen. Jede Software hat spezifische Funktionen und Features für den Unternehmensbereich, für den es entwickelt wurde. Zweckentfremdest du Software, bekommst du nie die Leistung, Zeitersparnis und Kapazität, die dir das passende Programm bieten kann.
Fehlende Schnittstellen (Kommunikation mit anderer Software)
In der Startphase eines Unternehmens nimmt man meistens Standardsoftware. Je nachdem, in welcher Branche du tätig bist, brauchst du verschiedene Einzellösungen: du hast also in der Regel mehrere Programme, die miteinander kommunizieren sollten.
Dieses „Sollten“ bezieht sich auf zwei Aspekte:
Von manchen Ergebnissen weißt du, dass du sie verknüpfen musst. Zum Beispiel willst du Daten aus dem Warenwirtschaftsprogramm vielleicht in Excel weiterbearbeiten können.
Andere Möglichkeiten, die dir das Unternehmerleben erheblich erleichtern könnten, sind dir vielleicht noch gar nicht bewusst. Zum Beispiel, dass durch die richtigen Schnittstellen ganz viel automatisiert werden kann, das bisher manuell passiert.
Das Problem: Software veraltet – mittlerweile alle paar Jahre. So kann es sein, dass dein treues Programm, das du so gerne weiterhin nutzt, weil es seine Dienste tut, dich in Wirklichkeit ausbremst; wenn du Pech hast, sich in einigen Jahren zum Problem entwickelt, weil du deine Daten nicht einfach so auf eine aktuelle Software übertragen kannst.
Moderne Software hat Programm-Schnittstellen (eine sogenannte API), über die die einzelnen Programme ihre Daten austauschen können.
Schlechter Support, fehlende Updates
Bei weit verbreiteter Software werden immer wieder Sicherheitsprobleme oder Programmfehler bekannt. Das gehört bei Software, die professionell eingesetzt wird und entsprechend groß ist, leider dazu. Wichtig ist aber, dass der Hersteller diese Lücken schließt und Fehler korrigiert.
Bei vielen Software-Produkten, vor allem im unternehmerischen Bereich, müssen zudem regelmäßig gesetzliche Änderungen eingearbeitet werden. Gerade im Bereich der Lohnabrechnung & Buchhaltung gibt es mindestens jährlich Änderungen. Für die gesetzlichen Anpassungen und die Sicherheitsprobleme sind regelmäßige Updates nötig. Wenn die ausbleiben, ist das ein K.O.-Kriterium für den weiteren Einsatz der Software!
Dein Software-Hersteller ist nicht (mehr) vertrauenswürdig
Wenn du deine Software beauftragst oder eine individuelle Lösung von einem IT-Unternehmen kaufst, dann Augen auf: Der Hersteller deiner Software ist ein Geschäftspartner wie jeder andere Lieferant, deshalb solltest du ihn genauso prüfen.
Hier gilt es, schon bei der Anschaffung die Augen offen zu halten: Ist das ein seriöser Hersteller? Hat er die finanziellen Mittel und die MitarbeiterInnen, um so eine Software am Laufen zu halten und die nötigen Updates zu erstellen? Bitte denk auch an den Faktor „Abhängigkeit“. Wenn die Software nur von diesem einen Programmierer geändert werden kann oder womöglich noch sämtliche Daten auf dessen Servern liegen, hast du ein Problem.
Doch auch im laufenden Betrieb muss der Software-Hersteller überprüft werden: Ist das Unternehmen weiterhin finanziell gesund? Wechseln ständig Mitarbeiter? Bleiben die GeschäftsführerInnen langfristig im Unternehmen? Softwareentwicklung ist eine langfristige Sache, also muss auch der Hersteller selbst langfristig wirtschaften.
Datensicherungen sind nicht sinnvoll durchführbar
Ebenso wie ein seriöser Hersteller sollte auch die Datensicherung schon bei der Anschaffung geklärt werden. Doch manche Programme sind schon seit Jahren im Einsatz – da wurde das Thema noch nicht so ernst genommen und es waren andere Mechanismen üblich.
Mittlerweile sollte eine Datensicherung am besten automatisch laufen. Mindestens eine Datensicherung auf Knopfdruck ist nötig. Ansonsten lässt man es wegen zu viel Aufwand ja doch sein.
Wenn du es noch nicht getan hast, teste möglichst bald deine Datensicherung: Mache eine Datensicherung aus der aktuellen Software, installiere die Software auf einem zweiten Computer, spiele die Datensicherung ein und prüfe, ob alles klappt. Wenn hier Probleme auftauchen, wird es höchste Zeit für einen Wechsel!
Die Konkurrenzprodukte können noch mehr
Heutzutage ist Software keine Sache, die einmal fertiggemacht wird und dann so stehen bleibt. Das Umfeld ändert sich ständig und unsere Ansprüche an die Software wachsen. Deshalb ist es wichtig, dass auch die Software weiterentwickelt wird.
Trotzdem entwickeln manche Hersteller ihre Produkte nicht weiter. Das hat meistens strategische Gründe, wenn z. B. andere Produkte wirtschaftlich interessanter sind. Perfide: Manchmal wird Software gerade wegen des hohen Aufwands nicht weiterentwickelt, sondern der Hersteller streicht einfach die laufenden Erlöse ein, solange es noch geht...
Du solltest deshalb jährlich prüfen, wie sich die Konkurrenzprodukte entwickelt haben. Gibt es da mittlerweile mehr Funktionen? Wird deine Software von der Konkurrenz überholt?
Deine Software wächst nicht mit
Auch wenn Computer gefühlt unendliche viele Datenmengen verarbeiten können oder zumindest „die kleinen Mengen, die für mein Business anfallen“ schaffen sollten: Software ist immer mit Grenzen verbunden! Diese Grenzen gelten sowohl für die reinen Datenmengen (Anzahl Dokumente, Buchungssätze, etc.), als auch die Anzahl von (gleichzeitigen) NutzerInnen. Bei Software ist immer ein Hinweis dabei, welches Datenvolumen eigentlich verwaltet werden kann.
Zum Vergleich: Collmex ist für kleinere bis mittlere Unternehmen gedacht und kann maximal 500.000 Dokumente verwalten.
Es gilt daher, regelmäßig zu prüfen, bei welchen Zahlen du eigentlich stehst – sonst willst du eines Tages eine Rechnung schreiben und bekommst nur die Meldung „Maximales Volumen erreicht“!
Meine Erfahrung zeigt: Selbst wenn das Maximum noch nicht erreicht wurde, kann das System langsamer werden. Wenn dein System also im Laufe der Zeit irgendwie langsamer wird, kann es schlicht an der Größe liegen.
Hinzu kommt der fehlende Funktionsumfang: Software für kleine Unternehmen braucht nicht so viel können wie Software für große Unternehmen. Zwischen den beiden Extremen gibt es natürlich Abstufungen. Gerade im Wachstum gilt es deshalb immer abzuwägen, welche Funktionen jetzt benötigt werden und was in Zukunft noch benötigt wird. Ähnlich wie bei Kleidung kann es sich lohnen, erstmal etwas größeres zu kaufen, in das man noch hineinwächst.
Der Aufwand lohnt sich!
Ja, ein Software-Wechsel ist immer erstmal mit Arbeit verbunden. Die bezahlt einem keiner und es kann ja auch einiges schief gehen. Die Aussicht darauf macht niemandem Spaß!
Nichtsdestotrotz ist so ein Wechsel von Zeit zu Zeit nötig, wenn du langfristig wachsen willst. Und zwar ganz unabhängig davon, welche Art von Wachstum du anstrebst.
Mein Tipp: Wenn du jetzt schon bei mehreren Kriterien nickst oder abschätzen kannst, dass du in der nächsten Wachstumsphase softwaretechnisch an eine Grenze stößt, dann kümmere dich gleich. Denn dann kannst du dich für skalierbare Software-Lösungen entscheiden. Das heißt, dass deine Technik mit dir wächst, weil sie flexibel kombinier- und erweiterbar ist (ohne von Anfang an überdimensioniert zu sein).
Es ist immer leichter, bei wachsenden Online Shops rechtzeitig schlau die Technik umzustellen als bei einem größeren Shop eine Menge Flickwerk umzustellen.
