5 unverzichtbare Grundsätze, wenn du mit dem PC arbeitest
Wenn ein Arzt erzählt, dass er null Interesse an der richtigen Bedienung seiner medizinischen Geräte hat, wird er komisch angeschaut. Wenn ein Büromensch sagt, dass er sich nicht großartig mit dem Computer auskennt, findet das niemand merkwürdig – sondern nickt womöglich sogar noch beifällig.
Mit Verlaub: Das ist bescheuert! :)
Ja, ich weiß, die einen machen einfach nur das Nötigste mit dem Computer. Manche sind froh um jede Minute, die sie nicht vor dem Bildschirm hocken. Und wieder andere kennen halt die paar Handgriffe, die sie brauchen und gut ists.
Ich kann dir das allerdings nicht durchgehen lassen. Denn wenn du dein wichtigstes Werkzeug nicht richtig nutzt, verschenkst du Zeit und Geld. Das ist kein Kavaliersdelikt, sondern langfristig schädlich für dein Business.
1. Im Computer steckt ungenutztes Wissen
Je mehr man am Computer macht, desto mehr Wissen hat der Computer. Diese Informationen sind ein wahrer Schatz für unser Unternehmen!
Anstatt immer nur einzugeben und losgelöste Ergebnisse zu verwenden, gilt es zu lesen, was unsere Software weiß. Hier haben wir Normal-User oft einen blinden Fleck. Wir kommen gar nicht auf die Idee, dass wir mit wenig Aufwand ganz viel wertvolles neues Wissen aus unserer Historie ziehen können. Zum Beispiel kann man in der Warenwirtschaft ermitteln, welcher Kunde welche Sachen bevorzugt, ihm noch mehr davon verkaufen und sogar Annahmen treffen, welche weiteren Produkte oder Leistungen höchstwahrscheinlich auch gebraucht werden. Dieses simple Prinzip bringt Amazon jährlich Millionen ein, ist jedoch genauso relevant für „uns Kleine“.
Ich bin ITler und kann Ihnen sagen: Die Schnittstellen innerhalb des Computers werden immer besser, sodass man programmübergreifend viele Sachen messen, sammeln und verknüpfen kann.
[Apropos: Auch Ihre Produktivität ist messbar]
2. Der Computer automatisiert deine Handgriffe
Sobald man merkt, dass man bestimmte Handgriffe immer wieder macht, sollte man über eine „Automatisierung“ nachdenken. Das bedeutet manchmal, dass man sich tatsächlich ein kleines Programm schreibt. Doch auch schon die üblichen Bordmitteln, wie Serienbrief-Funktion, Textbausteine oder Makros machen automatisch, was sonst umständlicher manuell geht.
Unterschätz das übrigens nicht! Selbst kleine, schnell gemachte Handgriffe summieren sich zeitlich irre und reißen nicht selten aus Gedankengängen raus. Das Gemeine: Es kommt einem nicht umständlich vor. Nehmen wir Tastaturkürzel: Sie ersparen sich den unzähligen Griff zur Maus, das Hin- und Hernavigieren des Zeigers und mehrere Klicks, mit einem Tastendruck: Meine Top 3 Excel-Kürzel.
Je besser man sich mit dem Computer auskennt, desto besser kann man solche Automatismen und Abkürzungen nutzen. – Klar, das bedeutet erstmal, sich darum zu kümmern, wie sich dieser Handgriff sparen lässt. Doch diese Investition macht auf Ewigkeiten effizienter.
3. Der Computer ermöglicht die Zusammenarbeit mit Partnern
Das eigentlich Coole an der Selbstständigkeit ist doch, das wir viele Möglichkeiten haben, uns unsere Partner auszusuchen. Ja, nicht immer, aber oft genug. Zumindest für mich ist das einer der größten Vorteile an meiner Selbstständigkeit.
Dank der Computer können wir mit unseren Partnern noch besser zusammenarbeiten. So können Sie zum Beispiel mit Ihrem Steuerberater Online im selben Programm arbeiten. Kein Hin- und Herschicken von Belegen, keine doppelte Erfassung derselben Zahlen, dafür ständig aktuelle Geschäftszahlen. Warum solltest du darauf verzichten?
[Apropos: Wie läuft’s eigentlich mit deinem Steuerberater?]
4. Mit dem Computer kannst du wachsen
Als Kleinunternehmer*in bleibt die ganze Arbeit an uns hängen – oder an wenigen Köpfen. Hier ist die Technik überlegen, denn wenn wir den PC besser nutzen, haben wir mehr Zeit für unsere Kernaufgaben und das, was wirklich zählt: das schnelle und hervorragende Abwickeln von Aufträgen, das Voranbringen unseres Business und eine intensive Kundenbetreuung.
Außerdem ist es möglich, gesünder zu wachsen, weil die vorhandene Arbeitskraft viel sinnvoller eingesetzt werden kann: Wenn viele Teiles automatisiert ablaufen können, schaffst du ein größeres Volumen, ohne mehr Personal.
[Übrigens: Um besser zu wachsen macht eine Datenbankanwendung mehr Sinn als Excel]
5. Den Computer versiert einsetzen = professionell
Das ist jetzt ein vielschichtiger Aspekt:
Einerseits sind Korrespondenz, Layout, Reaktionszeiten für Kunden sichtbar – man sieht als Empfänger häufig sofort, wenn der Absender ganz offensichtlich nicht so richtig mit seinem Werkzeug umgehen kann.
Andererseits bekommen Kunden in der täglichen Zusammenarbeit mit, wie versiert und flott Auskünfte gegeben werden können, Angebote geschickt und und und…
[wo wir gerade dabei sind: solche Abläufe zu optimieren ist entscheidend]
Jetzt darf man auch nicht vergessen, dass Zeit heutzutage ein wesentlicher Faktor geworden ist. Mal gar nicht zu reden davon, wie sehr du Eindruck machst, wenn du prompt die relevanten Infos parat hast. Wie viele Aufträge verlierst Du, weil du nicht genug mit deinem Werkzeug umgehen kannst? Weil du Möglichkeiten verschenkst, die dir dein Computer bietet?
Und schließlich: Unsere Kunden erwarten Professionalität von uns. Dazu gehört, dass wir unser Werkzeug beherrschen.
Geschrieben von: Sven Meyer
Studierter Wirtschaftsinformatiker, ausgebildeter Großhandelskaufmann, fünf Jahre Berufserfahrung als Sachbearbeiter im pharmazeutischen Großhandel. Während des Studiums war ich selbstständig und seit Februar 2019 bin ich fest als Technical SEO Manager angestellt.
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