3 Vorteile einer Telefonanlage


Bei all dem Getose um technischen Fortschnitt und Digitalisierung geht es leicht unter, doch immer noch läuft sehr viel übers klassische Telefon. Neben den eigentlichen Telefonkosten entsteht da einges an Aufwand: Telefone einrichten, Weiterleitungen und Anrufbeantworter verwalten, Telefontarife vergleichen – nicht zuletzt muss jeder Mitarbeiter wissen, wie er alle Funktionen richtig nutzt. Schauen wir uns an, welche Vorteile einer Telefonanlage hier helfen.

Telefonkosten sparen

Die Telefonanlage kann bei jedem einzelnen Anruf einen anderen Telefonanbieter auswählen. Je nachdem, welcher Anbieter bei der gewählten Rufnummer am günstigen ist (z. B. bei Auslandsgesprächen oder Mobilfunknummern). Manchmal haben auch verschiedene Unternehmensstandorte verschiedene Telefontarife. Außerdem können bestimmte Rufnummern gesperrt werden, z. B. teure Auslands- und Sondernummern. Über eine Telefonanlage lässt sich das alles so einrichten, dass möglichst Kosten gespart werden.

Hinzu kommt, dass der Telefonanbieter üblicherweise pro Telefonanleitung abrechnet. Ohne Telefonanlage braucht jedes Telefon seine eigene Leitung, um überhaupt telefonieren zu können. Eine Telefonanlage kann aber flexibel einem Telefon eine Leitung zuordnen, wenn es eine braucht. Dadurch sinkt die Gesamtanzahl der zu bezahlenden Telefonanlagen.

Bei der Tarifauswahl spielt auch eine, wie oft und wie lange eigentlich in welche Netze (Ausland, Mobil, Festnetz) telefoniert wird. Eine Telefonanlage ermöglicht eine Auswertung, um den optimalen Tarif auszuwählen (z. B. Flatrates für Auslandsgespräche oder nicht).

Abteilungen koordinieren

Sobald das Unternehmen wächst, gibt es verschiedene MitarbeiterInnen in verschiedenen Abteilungen. Eine Telefonanlage ermöglicht nun die klassischen Funktionen, die man aus größeren Unternehmen kennt: Anrufe zwischen Apparaten weiterleiten, eingehende Anrufe von anderen Apparaten annehmen, mit mehreren Apparaten dieselbe Nummer abheben und Telefonkonferenzen. Alles auch über mehrere Standorte und Heimbüros hinweg. Viele erwarten solche Funktionen nicht bei kleineren Unternehmen, weshalb es umso professioneller wirkt, wenn es doch klappt.

Eine Telefonanlage ermöglicht auch die „Wählen Sie die 1, wenn Sie die Buchhaltung sprechen möchten; die 2, wenn…“-Funktion. Klar, als AnruferIn ist das nicht so gerne gesehen, weil manche Unternehmen übertreiben. Bei wenigen, aber sinnvollen Auswahlmöglichkeiten und immer der Option „spreche jetzt einen Menschen, wenn du möchtest“ spart das jedoch allen Seiten viel Zeit & Nerven und kommt gut an.

Eine weitere wichtige Funktion ist es, den Anrufbeantworter und das Fax zu digitalisieren: Die Telefonanlage verschickt Aufnahmen vom Anrufbeantworter und eingehende Faxe als E-Mail-Anhang. Die E-Mail kann schon unterwegs abgehört werden oder an ein Postfach gehen, auf das mehrere KollegInnen Zugriff haben.

Mit der Warenwirtschaft kombinieren

Telefonanlagen besitzen Schnittstellen (sogenannte APIs), die von anderen Programmen genutzt werden können. Wenn die Telefonanlage z. B. mit der Warenwirtschaft kompatibel ist, kann mit einem Klick in der Warenwirtschaft auf den Button „Kunde anrufen“ ein Kunde angerufen werden. Das Telefon wählt die richtige Rufnummer von selbst. Kein Verwählen mehr, besonders praktisch bei telefonintensiven Aufgaben. Es motiviert außerdem dazu, die Kontaktdaten der Kunden richtig im System zu pflegen.

Interessant ist auch die Kombination von Telefonaten mit Kundendaten (natürlich im Rahmen der Datenschutzgesetze): Welcher Kunde wurde schon länger nicht mehr angerufen? Welcher Kunde ruft besonders häufig an? Zu welchen Zeiten rufen welche Kunden besonders häufig an? Mit all diesen Daten kann man bessere Entscheidungen für das Geschäft treffen. Das beste Beispiel ist die Personalplanung: Wann muss ich das Telefon mit wie vielen MitarbeiterInnen besetzen, damit AnruferInnen nicht lange warten müssen?

Was eine FritzBox schon alles kann

Das eigentlich coole ist: Viele Selbstständige haben schon eine FritzBox vom Internetanbieter bekommen. Und auch wenn eine FritzBox auf Dauer nicht mit professionellen Telefonanlagen mithalten kann, kann die FritzBox ruhigen Gewissens als Telefonanlage bezeichnet werden. Interessante Funktionen wie Anrufe intern weiterleiten, Anrufbeantworter und Fax digitalisiert als als E-Mail-Anhang zu bekommen und Telefonprotokolle auswerten – all das kann die FritzBox schon.

Ein kleiner Wermutstropfen: Manche Anbieter beschränken die ausgelieferte FritzBox, sodass doch eine eigene beschafft werden muss. Da muss leider jeder selbst prüfen, was für eine FritzBox er da genau hat.

Nutze die Vorteile einer Telefonanlage!

Letzten Endes sind Telefonate immer noch eine der häufigsten Kommunikationsformen mit Kunden. Damit werden Telefone und Telefonanlagen zu wichtigen Werkzeugen, die wir angemessen für unser Unternehmen einsetzen sollten.

Sven Meyer

Über den Autor Sven Meyer

Ich bin Sven Meyer und unterstütze Selbstständige, ihr Business auf gesunde Beine zu stellen. Die Kernzutaten: organisiert arbeiten, die richtige Technik und clevere Abläufe. So steht dem Wachstum nichts im Weg!


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